Psychosociale risico's op het werk zijn de risico's op psychische schade door de organisatie van het werk, de inhoud, de arbeidsomstandigheden en de relaties op het werk. Elke werkgever moet ze in kaart brengen in een risicoanalyse, preventiemaatregelen nemen, een preventieadviseur psychosociale aspecten aanduiden en in het arbeidsreglement zetten hoe een werknemer om hulp vraagt. Vraagt een werknemer een formele interventie, dan lopen strikte termijnen: tot 3 maanden voor het advies, 2 maanden voor uw beslissing, en bij geweld of pesterijen een bescherming tegen ontslag. Hieronder staat wat u moet regelen en wat u doet als het misloopt.
Wat zijn psychosociale risico's op het werk?
Artikel 32/1 van de welzijnswet definieert psychosociale risico's als de kans dat een of meer werknemers psychische schade ondervinden, al dan niet met lichamelijke schade, door een blootstelling aan elementen van:
- de arbeidsorganisatie: de structuur, de verdeling van taken, de procedures;
- de arbeidsinhoud: de taken zelf, de complexiteit, de emotionele belasting;
- de arbeidsvoorwaarden: uurroosters, contracten, loon, loopbaan;
- de arbeidsomstandigheden: de werkplek, lawaai, het materiaal;
- de interpersoonlijke relaties op het werk: met collega's, leidinggevenden en derden zoals klanten.
Het gaat alleen om elementen waar u als werkgever invloed op hebt en die objectief een gevaar inhouden. Stress, burn-out, conflicten, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag vallen er allemaal onder. Psychosociale risico's zijn een van de domeinen van welzijn op het werk. Het geheel van uw plichten staat in onze gids over de welzijnswet.
Psychosociale risicoanalyse: verplicht voor elke werkgever
De werkgever identificeert de situaties die tot psychosociale risico's kunnen leiden en beoordeelt de risico's (artikel 32/2 van de welzijnswet). Hij let vooral op stress, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. Die analyse maakt deel uit van uw algemene risicoanalyse en komt terecht in het globaal preventieplan en het jaaractieplan.
Komen uw werknemers in contact met klanten, patiënten of andere derden, dan houdt u daar rekening mee. Werknemers kunnen feiten van geweld of pesterijen door derden laten opnemen in een register. De vertrouwenspersoon of de preventieadviseur houdt het bij, en u bewaart die verklaringen 5 jaar.
Op basis van de analyse neemt u preventiemaatregelen, minstens:
- materiële en organisatorische maatregelen om geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag te voorkomen;
- procedures voor wie zich slachtoffer voelt: onthaal, advies en een snelle, onpartijdige tussenkomst;
- specifieke bescherming voor werknemers die met derden in contact komen;
- de taken van de leidinggevenden in de preventie;
- informatie en opleiding van de werknemers;
- informatie van het Comité voor preventie en bescherming op het werk, als u er een hebt.
In een kleine KMO doet de externe dienst voor preventie vaak het grootste deel van de analyse. Hoe dat samenwerkt, staat in externe dienst preventie.
De actoren: preventieadviseur psychosociale aspecten en vertrouwenspersoon
Preventieadviseur psychosociale aspecten. Elke werkgever heeft er een. Met minder dan 50 werknemers komt hij altijd van uw externe dienst. Hij behandelt verzoeken tot informele en formele interventie, adviseert over de risicoanalyse en de maatregelen.
Vertrouwenspersoon. Vanaf 50 werknemers duidt u er een aan uit het eigen personeel. Daaronder is het niet verplicht, tenzij de vakbondsafvaardiging of alle werknemers erom vragen. Minstens een vertrouwenspersoon komt uit het eigen personeel vanaf 50 werknemers, of vanaf 20 werknemers als de preventieadviseur psychosociale aspecten van een externe dienst komt. De precieze regels staan in is een vertrouwenspersoon verplicht.
De werknemer kiest zelf tot wie hij zich richt. Het gesprek gebeurt tijdens de werkuren en geldt als arbeidstijd. De verplaatsingskosten zijn voor u. U zet de contactgegevens van beiden in het arbeidsreglement en op een plaats waar elke werknemer ze vindt, bijvoorbeeld op het intranet. Wie uw interne preventieadviseur is en welke opleiding hij nodig heeft, leest u in interne preventieadviseur.
Psychosociale risico's in het arbeidsreglement
Het arbeidsreglement vermeldt:
- de coördinaten van de preventieadviseur psychosociale aspecten of van de externe dienst waarvoor hij werkt;
- de coördinaten van de vertrouwenspersoon, als u er een hebt;
- de procedures bij melding van feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag.
Ontbreken die vermeldingen, dan is dat volgens artikel 201 van het Sociaal Strafwetboek een inbreuk van niveau 1: een administratieve boete van € 100 tot € 1.000. Hoe u het reglement aanpast, staat in arbeidsreglement opstellen. Ons voorbeeld van een arbeidsreglement bevat het hoofdstuk over welzijn.
De interne procedure: informeel of formeel
Een werknemer die meent schade te ondervinden, kan altijd met u of zijn leidinggevende praten, of met een lid van het Comité of een vakbondsafgevaardigde. Daarnaast is er een eigen procedure met twee wegen.
| Stap | Wie | Termijn | Gevolg |
|---|---|---|---|
| Eerste contact | Vertrouwenspersoon of preventieadviseur | Gesprek uiterlijk 10 kalenderdagen na het eerste contact | De werknemer kiest: informeel, formeel of niets |
| Informele interventie | Vertrouwenspersoon of preventieadviseur | Geen vaste termijn | Gesprekken, tussenkomst bij een leidinggevende, verzoening |
| Verplicht onderhoud voor een formeel verzoek | Preventieadviseur | Binnen 10 kalenderdagen | Document dat het onderhoud plaatsvond |
| Aanvaarding of weigering van het formeel verzoek | Preventieadviseur | Binnen 10 kalenderdagen | Zonder antwoord geldt het verzoek als aanvaard |
| Advies aan de werkgever | Preventieadviseur | Maximaal 3 maanden, verlengbaar met 3 | Analyse en voorstellen van maatregelen |
| Individuele maatregel aankondigen | Werkgever | Uiterlijk 1 maand na het advies | Schriftelijk en vooraf, met horen als de arbeidsvoorwaarden wijzigen |
| Gemotiveerde beslissing | Werkgever | Uiterlijk 2 maanden na het advies | Schriftelijk aan adviseur, verzoeker en de andere betrokkene |
Beide wegen staan open voor elke psychosociale situatie, niet alleen voor pesten: ook voor stress, burn-out of een conflict. Heeft het verzoek vooral een collectief karakter, bijvoorbeeld een te hoge werkdruk in een hele afdeling, dan volgt de preventieadviseur een aparte collectieve procedure.
Ontslagbescherming na een formeel verzoek
Dient een werknemer een formeel verzoek in voor feiten van geweld of pesterijen, of getuigt hij in zo'n dossier, dan mag u hem niet ontslaan of benadelen om redenen die met dat verzoek te maken hebben (artikel 32terdecies van de welzijnswet). Gebeurt het toch binnen 12 maanden nadat u van het verzoek wist, dan moet u bewijzen dat het ontslag of de maatregel er los van staat.
Oordeelt de rechter dat u de bescherming schond, dan betaalt u, naar keuze van de werknemer, een forfait van 6 maanden brutoloon of de werkelijke schade. Een preventiemaatregel die proportioneel en redelijk is om het gevaar te stoppen, blijft wel mogelijk. Voor feiten die verband houden met een discriminatiegrond geldt deze bepaling niet. Bij misbruik van de procedure vervalt de bescherming.
Wilt u een werknemer ontslaan die een klacht indiende, laat het dossier dan eerst nakijken. Een ontslag met een goed gedocumenteerde reden staat sterker: zie werknemer ontslaan en ontslagmotivering cao 109.
Beslishulp: wat doet u bij een signaal?
| Signaal | Eerste stap | Daarna |
|---|---|---|
| Werknemer klaagt over werkdruk of stress | Gesprek met de leidinggevende over taken en planning | Verwijs naar de preventieadviseur als het aanhoudt; bekijk de risicoanalyse |
| Conflict tussen twee collega's | Verwijs naar de vertrouwenspersoon voor een informele interventie | Formeel verzoek als het niet oplost |
| Melding van pesten of ongewenst seksueel gedrag | Neem het ernstig, noteer de melding, verwijs naar de preventieadviseur | Bewarende maatregelen als de adviseur ze voorstelt; geen nadelige maatregel voor de melder |
| Agressie van een klant | Zorg voor opvang en psychologische ondersteuning | Laat het in het register van feiten van derden opnemen; pas de preventie aan |
| Werknemer valt uit met burn-out | Volg de regels van werknemer ziek | Zie burn-out bij een werknemer |
Een tuchtsanctie voor de dader kan nodig zijn, maar wacht dan het advies af en volg de regels van tuchtsancties. Een eerste schriftelijke verwittiging is vaak de passende stap. Is de fout zo zwaar dat samenwerken onmogelijk wordt, dan geldt de termijn van ontslag om dringende reden.
Wat u als werkgever doet: stappenplan
- Duid de preventieadviseur psychosociale aspecten aan, via uw externe dienst als u minder dan 50 werknemers hebt.
- Beslis over een vertrouwenspersoon. Verplicht vanaf 50 werknemers, anders op verzoek.
- Laat de psychosociale risicoanalyse maken en neem de maatregelen op in uw preventieplan.
- Pas het arbeidsreglement aan met de contactgegevens en de procedures, en maak ze zichtbaar.
- Informeer en vorm uw leidinggevenden. Zij zien de eerste signalen.
- Reageer op een advies binnen de termijnen: individuele maatregelen binnen 1 maand, uw beslissing binnen 2 maanden.
- Bescherm de melder en de getuigen. Neem geen nadelige maatregel zonder een reden die er los van staat en die u kunt bewijzen.
Fouten die we vaak zien
- Geen contactgegevens in het arbeidsreglement. Dat is een inbreuk op zich, los van wat er verder gebeurt. Wat sinds 2026 verandert aan de boetes, staat in Sociaal Strafwetboek 2026.
- De risicoanalyse beperken tot fysieke risico's. Psychosociale risico's horen er altijd in.
- Een klacht wegwuiven als een persoonlijk conflict. Ook conflicten vallen onder de procedure.
- De melder overplaatsen zonder te kijken of het een preventiemaatregel is of een nadelige maatregel.
- De termijn voor uw beslissing laten verlopen. De werknemer kan dan naar de inspectie.
- Camerabeelden of mails gebruiken zonder dat de regels gevolgd zijn. Zie camera's op de werkvloer en recht op deconnectie voor de bereikbaarheid buiten de uren.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum is geen preventiedienst en doet zelf geen psychosociale risicoanalyse of interventie: dat doet uw preventieadviseur. Wij zetten de coördinaten van uw preventieadviseur, uw vertrouwenspersoon en de procedures correct in het arbeidsreglement en passen het aan als u van dienst verandert. Bij een afwezigheid of een ontslag na een melding verwerken we de loonverwerking en de documenten, samen met Acerta, en wijzen we u op de beschermingsperiode. Wilt u weten waar uw personeelsbeleid risico's loopt, dan helpt onze personeelsanalyse. Twijfelt u na een melding, laat het nakijken voor u een maatregel neemt.