Le télétravail structurel est un travail que le travailleur effectue régulièrement hors de vos locaux, le plus souvent chez lui, alors qu'il pourrait être fait chez vous. Les règles figurent dans la CCT n° 85 du 9 novembre 2005. L'essentiel : le télétravail est volontaire, vous le fixez par écrit pour chaque travailleur avec 6 mentions obligatoires, et vous supportez les frais d'équipement et de connexion. Le télétravail occasionnel, de temps en temps et pour une raison précise, suit un cadre plus léger issu de la loi du 5 mars 2017. Vous trouverez ci-dessous la différence, le contenu de l'annexe et la manière d'introduire une politique de télétravail qui tient aussi en cas d'accident ou de travailleur frontalier.
Qu'est-ce que le télétravail structurel ?
La CCT n° 85 définit le télétravail comme une forme d'organisation du travail dans laquelle un travailleur, à l'aide des technologies de l'information, effectue régulièrement et non occasionnellement ailleurs des tâches qui pourraient être réalisées dans vos locaux. Le travailleur choisit ce lieu : son domicile ou un autre endroit.
Deux groupes n'en relèvent pas :
- les travailleurs mobiles pour qui les déplacements font partie du travail, comme les représentants ou les techniciens chez les clients ;
- le travail dans un bureau satellite de l'employeur, un local que vous mettez vous-même à disposition.
Un travailleur qui travaille chez lui des jours fixes par semaine est un télétravailleur structurel. Celui qui travaille chez lui de temps en temps à cause d'une grève des trains ou d'un rendez-vous avec le plombier télétravaille de façon occasionnelle.
Télétravail structurel et occasionnel côte à côte
| Télétravail structurel | Télétravail occasionnel | |
|---|---|---|
| Base | CCT n° 85 | Loi du 5 mars 2017, articles 22 à 28 |
| Quand | De façon régulière | Ponctuellement, par force majeure ou pour une raison personnelle |
| Qui décide | Les deux parties, volontairement | Le travailleur demande, vous pouvez refuser avec un motif écrit |
| Écrit | Obligatoire, par travailleur, au plus tard au début | Pas d'écrit obligatoire, mais des accords mutuels |
| Frais | À charge de l'employeur : équipement, connexions, communication | Accord sur une éventuelle indemnité |
| Cadre dans l'entreprise | CCT, règlement ou convention individuelle | Possible via CCT ou règlement de travail, pas obligatoire |
| Conditions de travail | Les mêmes que dans les locaux | Les mêmes que dans les locaux |
Pour les deux formes, la législation sur le bien-être s'applique, et le télétravailleur garde les mêmes droits que ses collègues au bureau : le même salaire, les mêmes chèques-repas s'ils valent pour ses jours de travail, les mêmes possibilités de formation et les mêmes droits collectifs.
Le télétravail structurel est volontaire
Le télétravail repose sur une base volontaire pour le travailleur et l'employeur. Il peut faire partie de la fonction initiale, ou être convenu plus tard. Si vous proposez le télétravail, le travailleur peut refuser. S'il le demande, vous pouvez refuser. Il n'existe pas de droit légal au télétravail structurel.
Si le télétravail ne faisait pas partie de la description de fonction initiale, la décision peut être annulée par une convention individuelle ou collective. Réglez donc dans l'annexe comment et avec quel délai se passe un retour au bureau. Une modification unilatérale du lieu ou de l'horaire de travail peut sinon heurter le contrat : voir l'employeur peut-il modifier l'horaire.
L'annexe écrite du télétravail structurel
Pour chaque télétravailleur, vous établissez une convention écrite, au plus tard au moment où il commence à télétravailler. Si le contrat est en cours, il s'agit d'une annexe écrite au contrat de travail. Sans écrit, le travailleur peut travailler dans vos locaux ou y revenir.
Ces 6 mentions doivent au minimum y figurer :
| Mention de l'article 6 de la CCT 85 | Ce que vous remplissez concrètement |
|---|---|
| 1. Fréquence du télétravail | Par exemple deux jours par semaine, et éventuellement quels jours à domicile et au bureau |
| 2. Joignabilité | Entre quelles heures et par quels canaux le télétravailleur est joignable |
| 3. Support technique | Quand il peut joindre le helpdesk |
| 4. Frais | Quels frais vous remboursez ou payez, et comment : forfait, clé de répartition ou sur justificatif |
| 5. Retour dans les locaux | Les conditions, le délai de notification, la durée et la prolongation du télétravail |
| 6. Le lieu du télétravail | L'adresse ou les adresses choisies par le travailleur |
L'annexe peut aussi mentionner la période de la journée pendant laquelle le télétravail est autorisé. Cela paraît un détail, mais cela détermine si un accident à domicile est présumé être un accident du travail. Vous ne devez pas reprendre toutes les conditions de travail : vous pouvez renvoyer à une CCT et au règlement de travail. Notre avenant au contrat de travail est une bonne base. Quand un contrat écrit est obligatoire en général, vous le lisez dans le contrat de travail écrit est-il obligatoire.
Frais : ce que l'employeur paie en télétravail structurel
La CCT n° 85 répartit clairement les frais :
- Vous fournissez l'équipement, l'installez et l'entretenez, et vous payez les frais de connexion et de communication liés au télétravail.
- Si le travailleur utilise son propre équipement, vous payez l'installation des logiciels, le fonctionnement, l'entretien et l'amortissement pour la part de télétravail.
- La perte ou les dégâts à l'équipement et aux données dans le cadre du télétravail sont à votre charge.
- Si l'équipement tombe en panne ou si la force majeure empêche le travail, vous continuez à payer le salaire.
En pratique, beaucoup d'employeurs paient une indemnité de bureau forfaitaire. Elle est exonérée d'ONSS et d'impôt jusqu'à 164,21 € par mois si le travailleur télétravaille en moyenne au moins 1 jour ouvrable par semaine de façon structurelle. S'y ajoutent une indemnité pour internet privé jusqu'à 20 € et pour un PC privé jusqu'à 20 € par mois. Les conditions et l'historique de ces montants figurent dans indemnité de télétravail 2026. Les autres indemnités de frais sont traitées dans indemnité forfaitaire de frais. Pour les jours à domicile, il n'y a pas de déplacement domicile-travail : voir intervention dans les déplacements domicile-travail.
Exemple de calcul
Un employé télétravaille deux jours par semaine avec un portable de l'entreprise et utilise son propre internet.
| Poste | Par mois | ONSS et impôt |
|---|---|---|
| Indemnité de bureau forfaitaire | jusqu'à 164,21 € | Exonérée, plus de 1 jour par semaine à domicile en moyenne |
| Indemnité internet | jusqu'à 20 € | Exonérée dans la limite du maximum |
| Indemnité PC | aucune, le portable appartient à l'entreprise | Sans objet |
Fixez le montant et la condition dans l'annexe. Si le télétravail descend sous le minimum, l'exonération disparaît aussi.
Bien-être, accidents du travail et contrôle
Bien-être. La législation sur le bien-être s'applique aussi à domicile. Vous informez le télétravailleur de votre politique de sécurité et de santé, en particulier pour le travail sur écran, et il l'applique. Le service interne de prévention peut visiter le lieu de télétravail pour vérifier le respect des règles, mais dans un local habité seulement s'il est annoncé et avec l'accord du télétravailleur. Ce que fait votre service externe, vous le lisez dans service externe de prévention, l'ensemble de vos obligations dans loi sur le bien-être au travail.
Accidents du travail. L'article 7 de la loi sur les accidents du travail présume qu'un accident d'un télétravailleur survient pendant l'exécution du contrat s'il a lieu à l'endroit mentionné par écrit comme lieu de télétravail et pendant la période de la journée convenue. Sans lieu mentionné, la présomption vaut pour sa résidence ou l'endroit où il télétravaille habituellement. Sans période mentionnée, pendant les heures qu'il prestrait au bureau. Un accident ailleurs peut encore être un accident du travail, mais la victime doit alors le prouver. Comment déclarer un accident figure dans déclarer un accident du travail.
Contrôle et données. Vous prenez des mesures pour protéger les données professionnelles et vous informez le télétravailleur des règles d'utilisation de l'informatique et des sanctions en cas d'abus. Pour le contrôle des e-mails et d'internet, la CCT n° 81 s'applique : voir un employeur peut-il contrôler les e-mails.
Temps de travail. Le télétravailleur organise lui-même son travail dans le cadre de la durée du travail de l'entreprise, avec la même charge de travail et les mêmes critères de résultat qu'au bureau. Ce que cela signifie pour l'enregistrement du temps, vous le lisez dans enregistrement du temps de travail obligatoire. À partir de 20 travailleurs, vous fixez aussi des accords sur le droit à la déconnexion.
Le télétravail depuis l'étranger
Si votre travailleur télétravaille depuis son domicile dans un autre pays, sa sécurité sociale et son impôt peuvent changer. S'il travaille au moins 25 % de son temps dans son pays de résidence, la sécurité sociale de ce pays s'applique en principe. Pour du pur télétravail sous 50 %, un accord-cadre européen permet de rester assuré en Belgique, sur demande conjointe. Les règles et la demande à l'ONSS figurent dans travailleur frontalier Belgique Pays-Bas et demander le formulaire A1.
Le télétravail depuis une adresse de vacances à l'étranger n'est pas une formalité. Fixez dans votre politique s'il est permis, et pour combien de temps.
Introduire une politique de télétravail en sept étapes
- Déterminez les fonctions éligibles. Le télétravail doit être compatible avec le travail. Fixez le critère pour traiter les cas égaux de la même façon.
- Choisissez le cadre. Une politique de télétravail en annexe au règlement de travail pour les règles générales, et pour chaque travailleur une annexe individuelle pour les jours et le lieu. Une modification du règlement suit la procédure avec 15 jours pour les remarques.
- Informez et consultez les représentants des travailleurs, si vous en avez, sur l'introduction du télétravail.
- Fixez les frais. Équipement de l'entreprise ou matériel propre, et quels forfaits vous payez.
- Établissez pour chaque travailleur l'annexe avec les 6 mentions, au plus tard le premier jour de télétravail.
- Organisez le bien-être et la sécurité. Informez sur le travail sur écran et l'ergonomie, et convenez de la façon dont le service de prévention peut vérifier le poste.
- Assurez le suivi. Si quelqu'un télétravaille depuis l'étranger ou si le nombre de jours change, revérifiez l'indemnité et la sécurité sociale. Évitez aussi l'isolement : la CCT 85 vous permet de rappeler le télétravailleur au bureau à des moments précis.
Les erreurs que nous voyons souvent
- Télétravailler sans annexe. Le travailleur peut alors toujours revenir au bureau, et le lieu de télétravail n'est pas fixé pour la présomption en cas d'accident.
- Une indemnité de bureau sans télétravail structurel. Sans 1 jour par semaine en moyenne, elle n'est pas exonérée.
- Mettre les frais à charge du travailleur. La CCT 85 les met à votre charge.
- Autoriser le télétravail depuis l'étranger sans calculer. Au-delà de 25 %, la sécurité sociale de tout le salaire peut basculer.
- Évaluer ou rémunérer un télétravailleur autrement que ses collègues au bureau.
- Arrêter le télétravail unilatéralement sans suivre l'accord sur le retour.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Nous rédigeons votre politique de télétravail en annexe au règlement de travail et établissons pour chaque travailleur l'annexe individuelle avec les mentions obligatoires. Dans la paie, nous reprenons l'indemnité de bureau et les forfaits correctement et en exonération sur la fiche de paie, avec Acerta, et nous veillons à la condition du télétravail structurel. Si quelqu'un travaille depuis l'étranger, nous calculons quel pays est compétent. Notre aide pour les contrats figure sous contrats de travail. Un doute sur un régime de télétravail ? Faites-le vérifier avant de l'introduire.