Schorsing arbeidsovereenkomst: de redenen en wie betaalt

Bij een schorsing van de arbeidsovereenkomst werkt de werknemer tijdelijk niet en betaalt u in principe geen loon, maar het contract blijft bestaan. Of u toch betaalt, hangt af van de reden: bij ziekte betaalt u eerst het gewaarborgd loon, bij klein verlet en feestdagen gewoon loon, bij tijdelijke werkloosheid de RVA en bij onbetaald verlof niemand. Hieronder staan alle redenen met wie betaalt, en wat een schorsing doet met de opzeg en de feestdagen. De verloven zelf staan in ons overzicht van de soorten verlof.

Wat is een schorsing van de arbeidsovereenkomst?

Tijdens een schorsing vallen de twee hoofdverplichtingen tijdelijk weg: de werknemer levert geen arbeid en u betaalt in principe geen loon. Het contract zelf eindigt niet. Na de schorsing gaat het verder zoals voordien, met dezelfde functie, hetzelfde loon en dezelfde anciënniteit.

De oorzaken zijn wettelijk of conventioneel. De wet somt de meeste op in de arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978: ziekte en ongeval, jaarlijkse vakantie, klein verlet, overmacht, tijdelijke werkloosheid en meer. Andere schorsingen spreken werkgever en werknemer zelf af, zoals onbetaald verlof. Elke oorzaak heeft eigen gevolgen voor het loon.

Schorsing is iets anders dan het einde van het contract. Een gebeurtenis door overmacht die het werk maar tijdelijk onmogelijk maakt, schorst de overeenkomst. Maakt ze het werk definitief onmogelijk, dan kan ze het contract beëindigen. Voor een werknemer die door ziekte nooit meer zijn werk kan doen, bestaat daarvoor een eigen procedure: medische overmacht, ten vroegste na 6 maanden ongeschiktheid.

Schorsing arbeidsovereenkomst: de redenen en wie betaalt

Een schorsing door tijdskrediet of ouderschapsverlof bestaat alleen bij een volledige onderbreking. Werkt de werknemer halftijds of minder verder, dan loopt het contract gewoon, met minder uren. Hoe u op een aanvraag antwoordt, leest u in kan een werkgever verlof weigeren.

Schorsing arbeidsovereenkomst door ziekte of ongeval

Kan een werknemer door ziekte of een ongeval niet werken, dan is zijn contract geschorst vanaf de eerste dag van de ongeschiktheid. U betaalt eerst het gewaarborgd loon:

• een bediende krijgt 30 kalenderdagen zijn volle loon van u;
• een arbeider krijgt de eerste 7 dagen zijn volle loon, van dag 8 tot 14 85,88% van het normale loon en van dag 15 tot 30 25,88% van het loon tot de ZIV-grens, naast de uitkering van het ziekenfonds.

Daarna neemt het ziekenfonds over, met een uitkering van 60% van het begrensd loon in het eerste jaar. De werknemer geeft zijn ongeschiktheid zelf aan bij het ziekenfonds: binnen 14 kalenderdagen voor een arbeider, binnen 28 voor een bediende.

Bij een arbeidsongeval of beroepsziekte betaalt u ook eerst het gewaarborgd loon, maar daarna betaalt de arbeidsongevallenverzekeraar, en voor een beroepsziekte Fedris. Verwerk een arbeidsongeval nooit als gewone ziekte. Hoe u het aangeeft, staat in arbeidsongeval melden als werkgever. De bedragen per dag, het attest en de herval staan in onze gids over het gewaarborgd loon, en wat u op dag 1 doet in werknemer ziek.

Werkt een erkend arbeidsongeschikte werknemer met uw akkoord tijdelijk aangepast of ander werk, dan is het contract tijdens dat werk niet geschorst. Dat zegt artikel 31/1 van de arbeidsovereenkomstenwet.

Schorsing arbeidsovereenkomst door overmacht

Overmacht is een gebeurtenis buiten de wil van beide partijen die het werk onmogelijk maakt: een brand, een overstroming, een stroomonderbreking. Is het tijdelijk, dan is het contract geschorst. U betaalt geen loon. De werknemer kan een uitkering voor tijdelijke werkloosheid door overmacht krijgen: 65% van zijn begrensd loon in plaats van de 60% bij economische werkloosheid.

Een daling van de bestellingen is nooit overmacht. Voor werkgebrek gelden de regels van de economische werkloosheid. Voor arbeiders mag u tot 4 weken volledige schorsing per regeling invoeren, voor bedienden tot 16 weken per kalenderjaar, maar alleen als uw onderneming in moeilijkheden is. Alles over die regeling staat in economische werkloosheid bedienden en in onze gids over tijdelijke werkloosheid.

Schorsing van de arbeidsovereenkomst in onderling akkoord: onbetaald verlof

Werkgever en werknemer kunnen altijd afspreken om het contract tijdelijk te schorsen. Meestal heet dat onbetaald verlof of verlof zonder wedde. U legt samen alle voorwaarden vast. Volgens de FOD WASO gelden drie gevolgen:

• u betaalt geen loon;
• de werknemer heeft in die periode geen enkele bescherming tegen ontslag;
• het heeft gevolgen voor zijn sociale zekerheid, vooral de ziekteverzekering en de werkloosheidsverzekering.

Zet de afspraak daarom op papier, ook al legt de wet geen vorm op: de begin- en einddatum, de reden als u die wilt noteren, wat er gebeurt met voordelen zoals een bedrijfswagen of een gsm, en of de werknemer vroeger mag terugkeren. Laat de werknemer zelf bij zijn ziekenfonds nagaan wat het verlof voor hem betekent.

Een conventionele schorsing verschilt van de wettelijke verloven. Tijdskrediet, ouderschapsverlof of verlof om dwingende redenen zijn rechten van de werknemer met eigen regels. Onbetaald verlof is een gunst die u mag weigeren.

Schorsing arbeidsovereenkomst als sanctie: alleen via het arbeidsreglement

U mag een werknemer als tuchtstraf een of meer dagen schorsen zonder loon, maar alleen als uw arbeidsreglement die straf voorziet. De wet op de arbeidsreglementen is streng:

1. Alleen de straffen uit het arbeidsreglement mogen (artikel 16). Staat de schorsing er niet in, dan kunt u ze niet opleggen.
2. Meld de straf op tijd, uiterlijk de 1ste werkdag na de dag waarop u de fout vaststelde, anders is ze nietig (artikel 17).
3. Schrijf de straf in het register voor de volgende loonbetaling, met de datum, de reden en de aard van de straf.

Voor de dagen van de tuchtschorsing betaalt u geen loon. Geef ze door voor de loonverwerking, want ze komen op de loonbrief en in de aangifte. Een tuchtschorsing gebruikt u alleen voor een fout die in het reglement staat, niet om een conflict af te koelen. Hoe u de stap daarvoor zet, leest u in verwittiging werknemer, en hoe u de straffen opneemt in arbeidsreglement opstellen.

Wat een schorsing doet met de opzegtermijn

De regels staan in artikel 38 en 37/7 van de arbeidsovereenkomstenwet. Het hangt af van wie opzegt.

• De werknemer zegt op. Hij mag dat ook tijdens een schorsing, en zijn opzegtermijn loopt gewoon door.
• U zegt op. U mag dat ook tijdens een schorsing, maar uw opzegtermijn houdt op te lopen tijdens jaarlijkse vakantie, moederschapsrust, geboorteverlof, adoptieverlof, verlof om dwingende redenen, voorlopige hechtenis en ziekte of ongeval. Ook tijdens tijdelijke werkloosheid om economische redenen of door slecht weer stopt uw termijn.

Tijdens een periode van economische werkloosheid mag de werknemer de overeenkomst zelfs beëindigen zonder opzegtermijn. Bij slecht weer kan dat als de schorsing langer dan een maand duurt.

Het gevolg voor u: elke schorsing na uw opzeg schuift de einddatum op. Wordt een werknemer ziek tijdens uw opzegtermijn, dan loopt het contract langer en betaalt u opnieuw gewaarborgd loon. Wanneer verbreken dan goedkoper is, leest u in ziek tijdens opzegtermijn.

Feestdagen tijdens een schorsing

Een feestdag die tijdens een schorsing valt, betaalt u soms toch:

• bij ziekte, een ongeval of moederschapsrust: de feestdagen in de eerste 30 dagen van de schorsing;
• bij andere schorsingen: de feestdagen in de eerste 14 dagen;
• feestdagen tijdens de jaarlijkse vakantie betaalt u altijd.

Daarna betaalt u ze niet meer. Wat er verder geldt voor de feestdagen van volgend jaar, staat in vervangende feestdag.

Wat u als werkgever doet bij een schorsing

1. Stel de reden vast en vraag het bewijs. Een ziektebriefje, een aanvraag voor tijdskrediet, een schriftelijke afspraak over onbetaald verlof of de mededeling van tijdelijke werkloosheid.
2. Kijk wie betaalt. Volgt de schorsing uit ziekte, dan start het gewaarborgd loon. Gaat het om tijdelijke werkloosheid, dan gelden de termijnen van de RVA.
3. Verwerk ze in de loonbrief en de aangiften. In de kwartaalaangifte aan de RSZ geeft u de dagen van de schorsing aan met de code van die afwezigheid. Bij tijdelijke werkloosheid komen de aangiften van sociale risico's aan de RVA erbij.
4. Bekijk de gevolgen. Loopt er een opzeg, schuift de einddatum op? Valt er een feestdag in de schorsing? Telt de periode mee voor de eindejaarspremie of het vakantiegeld van volgend jaar? Dat laatste hangt af van de reden en van de cao van uw paritair comité.
5. Plan de terugkeer. Na een lange ziekte kan de arbeidsarts een re-integratietraject starten. Na onbetaald verlof keert de werknemer terug op de afgesproken datum.

Fouten die we vaak zien

• Een arbeidsongeval als gewone ziekte verwerken. Dan betaalt u het verkeerde bedrag en mist u de verzekeraar.
• Onbetaald verlof mondeling afspreken. Bij een discussie over de einddatum of de voordelen hebt u niets op papier.
• Een tuchtschorsing opleggen die niet in het reglement staat. Dan is ze ongeldig en betaalt u het loon.
• Vergeten dat uw opzeg stilvalt. Een ziekteperiode of vakantie tijdens uw opzegtermijn schuift het einde op.
• Feestdagen in de eerste dagen van een schorsing niet betalen.
• Een werknemer naar huis sturen zonder wettige schorsing. Dan blijft het loon verschuldigd.

Wat Business Centrum hierin voor u doet

Wij verwerken elke schorsing in de loonverwerking: het gewaarborgd loon, het feestdagloon tijdens de schorsing, de juiste code in de aangifte aan de RSZ en de aangiften aan de RVA bij tijdelijke werkloosheid, samen met Acerta. We zeggen u per schorsing wie betaalt en wat ze doet met een lopende opzeg. Twijfelt u over onbetaald verlof of een tuchtschorsing, laat het nakijken voor u iets beslist.