Onbetaald verlof is geen recht van de werknemer in de privésector. Werkgever en werknemer kunnen de arbeidsovereenkomst wel altijd in onderling akkoord tijdelijk schorsen, en tijdens dat verlof zonder wedde betaalt u geen loon. U mag weigeren, tenzij een cao, uw arbeidsreglement of een afspraak anders bepaalt. Leg een akkoord altijd schriftelijk vast.
Dat lijkt eenvoudig, maar de vragen komen achteraf: telt het verlof mee voor de vakantie, voor de eindejaarspremie, voor de anciënniteit? Wat als de werknemer ziek wordt? En welke afwezigheden kunt u niet weigeren, omdat de wet er een recht van maakt? Deze gids zet het op een rij, met de regels zoals ze op 1 november 2026 gelden.
Onbetaald verlof in de privésector: een akkoord, geen recht
Geen wet geeft een werknemer in de privésector recht op onbetaald verlof. De FOD Werkgelegenheid zegt het zo: werkgever en werknemer "kunnen steeds onderling overeenkomen om de arbeidsovereenkomst tijdelijk te schorsen", en tijdens die periode van verlof zonder wedde "is de werkgever niet verplicht het loon uit te betalen". Wat er verder geldt, bepalen de partijen zelf.
Drie bronnen kunnen daar een recht van maken:
- Een cao van uw paritair comité of uw onderneming. Sommige sectoren voorzien in bijkomende dagen afwezigheid of in gelijkstellingen. Uw comité vinden en lezen staat in paritair comité opzoeken.
- Uw arbeidsreglement. Staat er een regeling voor onbetaald verlof in, dan bent u eraan gebonden. Hoe u dat reglement opmaakt of wijzigt, leest u in arbeidsreglement opstellen.
- Een gebruik of een eerdere afspraak. Wie elk jaar iedereen een week verlof zonder wedde geeft, schept verwachtingen. Een gewoonte kan in een geschil zwaar wegen.
Voor de overheid gelden eigen statuten met verlof voor persoonlijke aangelegenheden. Deze gids gaat over werknemers met een arbeidsovereenkomst bij een private werkgever.
Toegestane afwezigheid en onbetaald verlof: het verschil
In de praktijk lopen twee begrippen door elkaar. Toegestane afwezigheid is elke afwezigheid die u als werkgever goedkeurt. Onbetaald verlof is de vorm zonder loon. De sociale aangifte maakt het onderscheid scherp.
| Toegestane afwezigheid met loon | Onbetaald verlof (verlof zonder wedde) | |
|---|---|---|
| Loon | u betaalt het normale loon | geen loon |
| RSZ-bijdragen | ja, op het betaalde loon | geen, er is geen loon |
| Code in de DmfA | code 1, "toegestane afwezigheid met behoud van loon" | code 30, "verlof zonder wedde" |
| Telt voor de vakantie van het volgende jaar | ja, het zijn betaalde dagen | nee, geen gelijkgestelde dag |
| Telt voor de eindejaarspremie | meestal ja, als betaalde dag | volgens de cao van uw sector |
| Arbeidsovereenkomst | loopt gewoon | geschorst |
De RSZ noemt code 30 een restcategorie: alle dagen waarop de werknemer niet werkte, waarvoor u geen loon betaalde en die niet ten laste van de sociale zekerheid kunnen. De instructies vragen uitdrukkelijk om de code "met omzichtigheid" te gebruiken, omdat ze de rechten van de werknemer in de sociale zekerheid raakt. Ze mag ook nooit een overstap van voltijds naar deeltijds verbergen: dat vraagt een nieuwe tewerkstellingslijn.
Sommige sectoren tellen toegestane afwezigheid mee voor hun premies. Een voorbeeld: in de bouwmaterialen van Antwerpen en Limburg (PC 111) telt de cao over de eindejaarspremie de dagen van toegestane afwezigheid mee tot 5 dagen per referteperiode. Hoe de premie zelf werkt, staat in eindejaarspremie 2026.
Verloven die de werknemer wel als recht heeft
Voor u een aanvraag weigert, kijk na of het niet eigenlijk om een wettelijk verlof gaat. Die kunt u niet zomaar weigeren.
| Verlof | Duur | Loon | Wat u als werkgever kunt doen |
|---|---|---|---|
| Verlof om dwingende redenen (cao nr. 45) | tot 10 werkdagen per kalenderjaar | onbetaald, tenzij anders afgesproken; DmfA-code 24 | niet weigeren als de reden onvoorzien en dringend is; u mag een bewijs vragen |
| Zorgverlof | tot 5 dagen per kalenderjaar, afgetrokken van de dwingende redenen | onbetaald | een attest vragen |
| Ouderschapsverlof | 4 maanden voltijds per kind, ook in deeltijdse vormen | uitkering van de RVA | uitstellen om bedrijfsredenen, schriftelijk binnen 1 maand |
| Tijdskrediet | volgens motief en vorm | uitkering van de RVA als het motief recht geeft | in ondernemingen tot 10 werknemers is het geen recht |
| Klein verlet | per gebeurtenis, volgens het KB en uw cao | betaald | niet weigeren voor de wettelijke gebeurtenissen |
Een werknemer die "een paar dagen onbetaald" vraagt voor een ziek kind of een overstroming in huis, vraagt in feite verlof om dwingende redenen. Wie dat als gunst behandelt en weigert, zit fout. Meer over elk verlof staat in soorten verlof, over de thematische verloven in thematisch verlof en over uw ruimte om te weigeren in kan een werkgever verlof weigeren. Voor ouderschapsverlof is er een aparte gids: ouderschapsverlof weigeren als werkgever. De regels van tijdskrediet staan in tijdskrediet en de werkgever.
Onbetaald verlof weigeren of toestaan: de beslishulp
Loop deze vragen af voor u antwoordt op een aanvraag voor onbetaald verlof.
- Gaat het om een wettelijk verlof? Een onvoorziene, dringende familiale reden is verlof om dwingende redenen. Een kind jonger dan 12 jaar kan ouderschapsverlof openen. Is het antwoord ja, behandel de aanvraag dan volgens die regels.
- Geeft een cao, het arbeidsreglement of een gebruik een recht? Dan volgt u die regeling, met haar termijnen.
- Kan de dienst het missen? Kijk naar de periode, de vervanging en de andere afwezigheden. U mag weigeren of een andere periode voorstellen.
- Behandelt u gelijke aanvragen gelijk? Wie de ene werknemer weigert en de andere toestaat, moet dat objectief kunnen uitleggen. Een verschil op basis van leeftijd, geslacht of origine is discriminatie.
- Is het verlof langer dan een paar weken? Bespreek dan ook vakantie, eindejaarspremie, voordelen en de terugkeer, en zet alles in een schriftelijk akkoord.
- Antwoord schriftelijk. Een mail volstaat. Zo staat vast wat afgesproken is, ook als er later iemand anders over de afwezigheid beslist.
Gevolgen van verlof zonder wedde: wat loopt door en wat niet
Tijdens onbetaald verlof is de arbeidsovereenkomst geschorst. Ze loopt verder, maar de hoofdverplichtingen staan stil: de werknemer werkt niet, u betaalt niet.
| Onderwerp | Wat er gebeurt tijdens onbetaald verlof | Wat u doet |
|---|---|---|
| Loon | geen loon en geen RSZ-bijdragen | de dagen correct aanleveren voor de loonverwerking |
| Arbeidsovereenkomst | geschorst, niet beëindigd; de anciënniteit blijft lopen | de terugkeerdatum vastleggen |
| Vakantie volgend jaar | geen gelijkgestelde dagen volgens het KB van 30 maart 1967 | de werknemer op voorhand verwittigen |
| Eindejaarspremie | volgens de cao van uw sector; vaak geen gelijkstelling | de cao van uw comité nalezen |
| Extralegale voordelen | volgens het reglement of de polis: groepsverzekering, hospitalisatie, bedrijfswagen | de verzekeraar of het reglement raadplegen |
| Ziekte tijdens het verlof | geen gewaarborgd loon voor de dagen waarop de werknemer toch niet zou werken | de werknemer naar zijn ziekenfonds verwijzen |
| Sociale aangifte | DmfA-code 30 | de code laten nakijken, zeker bij lang verlof |
| Ontslag | blijft mogelijk; de opzegtermijn loopt niet tijdens een schorsing door de werknemer | bij twijfel advies vragen |
Het gewaarborgd loon volgt uit de gewone regels: u betaalt het voor de dagen waarop de werknemer had moeten werken. Hoe dat werkt, staat in gewaarborgd loon en in werknemer ziek. Over de schorsing van de overeenkomst in het algemeen gaat schorsing van de arbeidsovereenkomst.
Voor de rechten van de werknemer zelf, zoals pensioen en uitkeringen, beslissen de instellingen van de sociale zekerheid. Laat de werknemer dat voor een lang verlof navragen bij zijn ziekenfonds, de vakantiekas en mypension.be. U geeft geen advies over zijn persoonlijke rechten, u zorgt dat de aangifte klopt.
Onbetaald verlof aanvragen en vastleggen: wat in het akkoord staat
De wet legt geen vorm op, maar een schriftelijk akkoord voorkomt de meeste discussies. Zet er minstens dit in:
- de namen van werkgever en werknemer, en de verwijzing naar de arbeidsovereenkomst;
- de begindatum en de einddatum van het onbetaald verlof;
- dat het loon niet verschuldigd is en de overeenkomst geschorst is;
- wat er gebeurt met voordelen zoals de bedrijfswagen, de laptop, de groepsverzekering en de hospitalisatieverzekering;
- of de werknemer elders mag werken, en dat concurrentie verboden blijft;
- hoe en wanneer de werknemer terugkeert, en of vroeger terugkeren kan;
- de datum en de handtekening van beide partijen.
Een voorbeeld van de kern: "Werkgever en werknemer komen overeen de arbeidsovereenkomst van 1 maart 2024 te schorsen van 1 februari tot en met 30 april 2027. Tijdens die periode is geen loon verschuldigd. De werknemer hervat het werk op 3 mei 2027."
Wijzigt het akkoord iets aan de arbeidsovereenkomst zelf, zoals het uurrooster na de terugkeer, dan hoort dat in een addendum. Een model staat in addendum bij de arbeidsovereenkomst.
Een jaar verlof zonder wedde, of voor een andere job
Lang onbetaald verlof komt meer voor dan men denkt: een wereldreis, een jaar bij een partner in het buitenland, een tijdelijke job elders. Drie punten verdienen extra aandacht.
De terugkeer. Spreek af of de werknemer terugkeert in dezelfde functie, en wat er gebeurt als die functie intussen verdwijnt. De overeenkomst blijft dezelfde, dus de functie en het loon uit het contract blijven gelden.
Werk bij een andere werkgever. De vraag "verlof zonder wedde voor een andere job" komt vaak terug. Het mag als u akkoord gaat, maar de loyaliteitsplicht uit de Arbeidsovereenkomstenwet blijft: geen oneerlijke concurrentie en geen bedrijfsgeheimen. Een concurrentiebeding geldt pas na het einde van de overeenkomst; lees concurrentiebeding als dat speelt.
De vakantie in het jaar erna. Een jaar verlof zonder wedde geeft in het volgende jaar weinig of geen wettelijke vakantie. Wie terugkeert in januari, heeft dan recht op minder dagen. Hoe vakantiedagen berekend worden, leest u in vakantiedagen 2027.
Wil de werknemer eigenlijk minder werken, en niet tijdelijk stoppen, dan zijn tijdskrediet, landingsbanen of een deeltijdse arbeidsovereenkomst vaak de betere weg.
Fouten die we vaak zien bij onbetaald verlof
- Een dwingende reden als gunst behandelen. De werknemer heeft recht op die dagen, ook als u liever weigert.
- Geen schriftelijk akkoord. Na een paar maanden weet niemand nog wat over de bedrijfswagen of de terugkeer werd afgesproken.
- De verkeerde code in de aangifte. Betaalde toegestane afwezigheid onder code 30 zetten, of omgekeerd, geeft fouten in de vakantie en de uitkeringen van de werknemer.
- De werknemer niet verwittigen over de vakantie. Het verlies van vakantiedagen komt pas een jaar later, en dan is de verrassing groot.
- Ongelijke behandeling. Een "ja" voor de ene en een "nee" voor de andere zonder objectieve reden is een risico.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. U levert de prestaties aan, met de dagen onbetaald verlof erbij, en wij verwerken ze via Acerta, erkend secretariaat met nummer 250. Uw vaste contactpersoon kent uw dossier en uw paritair comité, en kijkt met u na of een aanvraag eigenlijk een wettelijk verlof is. Het dagelijkse beheer van afwezigheden staat op verlof en afwezigheden. Hoe het werk tussen Business Centrum en Acerta verdeeld is, leest u op sociaal bureau en Acerta.
Krijgt u een aanvraag voor lang onbetaald verlof en wilt u de gevolgen eerst overlopen? Laat u terugbellen en Business Centrum bekijkt uw situatie met u. Voor persoonlijk juridisch advies over een geschil verwijzen wij u naar een advocaat of uw sectorfederatie.