Thematisch verlof is de verzamelnaam voor vier verloven waarmee een werknemer stopt of minder werkt om voor iemand te zorgen: ouderschapsverlof, verlof voor medische bijstand, palliatief verlof en mantelzorgverlof. Elk verlof heeft eigen termijnen. Ouderschapsverlof vraagt de werknemer 2 tot 3 maanden op voorhand aan, medische bijstand en mantelzorgverlof 7 dagen vooraf, palliatief verlof start op basis van een attest van de arts. U betaalt geen loon voor de uren die wegvallen, de RVA betaalt een uitkering en de werknemer is beschermd tegen ontslag. Hieronder staan de vier verloven naast elkaar, met wat u mag weigeren of uitstellen en wat u administratief doet.
Wat is thematisch verlof?
Een thematisch verlof is een vorm van loopbaanonderbreking voor een specifieke zorgtaak. De werknemer schorst zijn contract volledig, of hij werkt halftijds of een vijfde minder. De basis is de herstelwet van 22 januari 1985 met per verlof een eigen koninklijk besluit. De FOD Werkgelegenheid somt de regels per verlof op, de RVA betaalt de uitkeringen.
Drie dingen gelden voor alle vier:
- U betaalt geen loon voor de uren die de werknemer niet werkt. De werknemer vraagt een onderbrekingsuitkering aan bij de RVA.
- De werknemer is beschermd tegen ontslag, vanaf zijn schriftelijke aanvraag tot 3 maanden na het einde van het verlof.
- Het contract loopt verder. Na het verlof keert de werknemer terug in zijn functie, met zijn gewone uurrooster.
Thematisch verlof is iets anders dan tijdskrediet. Tijdskrediet volgt uit cao nr. 103 en hangt af van drempels in uw onderneming: zie tijdskrediet werkgever. Het is ook iets anders dan het korte zorgverlof en het verlof om dwingende redenen. Een overzicht van alle verloven staat in soorten verlof.
De vier thematische verloven naast elkaar
| Ouderschapsverlof | Medische bijstand | Palliatief verlof | Mantelzorgverlof | |
|---|---|---|---|---|
| Voor wie zorgt de werknemer? | Zijn kind, tot het 12 jaar is | Een zwaar ziek gezins- of familielid | Een ongeneeslijk zieke persoon, geen familie nodig | Een zorgbehoevende persoon, als erkend mantelzorger |
| Volledige schorsing | 4 maanden per kind | 12 maanden per patiënt | 1 maand, 2 keer verlengbaar | 3 maanden per persoon |
| Halftijds of 1/5 | 8 maanden halftijds, 20 maanden 1/5 | 24 maanden | 1 maand, 2 keer verlengbaar | 6 maanden |
| 1/10 | 40 maanden, met uw akkoord | Nee | Nee | Nee |
| Anciënniteit | 12 maanden in de laatste 15 | Geen | Geen | Geen |
| Aanvraag | 2 tot 3 maanden vooraf | 7 dagen vooraf, met attest | Attest van de behandelende arts | 7 dagen vooraf, met bewijs van erkenning |
| Weigeren | Alleen 1/10 en opname in weken | Alleen in een KMO, na een bepaalde periode | Nee | Nee |
| Uitstellen | Tot 6 maanden | 7 dagen | Nee | Nee |
De halftijdse en de 1/5-vorm zijn er voor voltijdse werknemers. Een deeltijdse werknemer kan ouderschapsverlof en mantelzorgverlof alleen voltijds opnemen. Voor medische bijstand en palliatief verlof kan een deeltijdse werknemer die minstens drie vierde van een voltijdse baan werkt, ook naar halftijds gaan.
Ouderschapsverlof: de grootste groep aanvragen
Elke werknemer met een kind onder de 12 jaar kan ouderschapsverlof vragen, als hij in de 15 maanden voor zijn aanvraag minstens 12 maanden bij u onder contract was. Uitzendperiodes bij u als gebruiker tellen mee. Het recht geldt per kind en per ouder.
De werknemer kiest de vorm: 4 maanden volledig, 8 maanden halftijds, 20 maanden een vijfde minder of, met uw akkoord, 40 maanden een tiende minder. Hij mag van vorm wisselen: een maand volledig staat gelijk aan twee maanden halftijds, vijf maanden 1/5 of tien maanden 1/10. Met uw akkoord kan hij het voltijdse verlof ook in weken opnemen, samen 16 weken.
Hij verwittigt u 2 tot 3 maanden op voorhand, aangetekend of met een brief waarvan u een kopie tekent. U hebt dan 1 maand om te reageren:
- voltijds, halftijds of 1/5 weigeren mag niet, maar u kunt de start schriftelijk en gemotiveerd uitstellen met hoogstens 6 maanden als de afwezigheid de werking ernstig zou verstoren. Bij voltijds verlof moet u dan een alternatief aanbieden;
- 1/10 of een opname in weken mag u weigeren, met een schriftelijke motivering binnen dezelfde maand. Zegt u niets, dan geldt dat als akkoord.
Hoe u een uitstel of weigering formuleert, met twee modelbrieven, staat in ouderschapsverlof weigeren als werkgever. Of de werknemer betaald wordt, leest u in is ouderschapsverlof betaald.
Thematisch verlof voor medische bijstand
Met verlof voor medische bijstand zorgt een werknemer voor een zwaar ziek gezins- of familielid: iemand die bij hem woont, of familie tot de tweede graad en aanverwanten in de eerste graad. De arts bepaalt of de ziekte zwaar is.
De werknemer neemt het verlof op in blokken van 1 tot 3 maanden, tot 12 maanden volledig of 24 maanden deeltijds per patiënt. Voor een alleenstaande ouder met een zwaar ziek kind tot 16 jaar verdubbelen die maxima. Bij een gehospitaliseerd minderjarig kind kan de werknemer een week opnemen, met een week verlenging.
Voor u als werkgever tellen drie regels:
- De aanvraag komt 7 dagen vooraf, schriftelijk en met een attest van de arts. Bij een onvoorziene opname van een kind in het ziekenhuis kan het sneller.
- U kunt de start uitstellen met 7 dagen om redenen die met de werking te maken hebben, als u dat binnen 2 werkdagen na de aanvraag schriftelijk meldt.
- Weigeren kan alleen in een KMO met hoogstens 50 werknemers, en pas als de werknemer al 6 maanden volledig of 12 maanden deeltijds opnam, om organisatorische redenen die u schriftelijk en omstandig uitlegt.
Hebt u minder dan 10 werknemers, dan heeft de werknemer alleen recht op een volledige onderbreking, niet op een deeltijdse.
Palliatief verlof
Palliatief verlof is er voor de verzorging van iemand met een ongeneeslijke ziekte in de terminale fase. Die persoon hoeft geen familie te zijn. De werknemer legt een attest van de behandelende arts voor, zonder de naam van de patiënt. Het verlof begint op de eerste dag van de week na de week waarin hij het attest afgaf, of vroeger als u akkoord gaat.
Het verlof duurt 1 maand per patiënt en kan 2 keer met een maand verlengd worden, telkens met een nieuw attest. U kunt palliatief verlof weigeren noch uitstellen. Plan de vervanging dus meteen.
Mantelzorgverlof
Mantelzorgverlof is er voor een werknemer die bij zijn ziekenfonds erkend is als mantelzorger van een zorgbehoevende persoon. Hij voegt het bewijs van die erkenning bij zijn aanvraag, die 7 dagen vooraf komt, tenzij u samen schriftelijk iets anders afspreekt.
De werknemer kan 3 maanden volledig onderbreken per zorgbehoevende persoon, of 6 maanden halftijds of een vijfde minder werken. Over zijn hele loopbaan is het maximum het equivalent van 6 maanden volledige onderbreking. U kunt mantelzorgverlof niet weigeren of uitstellen als de voorwaarden vervuld zijn.
Ontslagbescherming tijdens een thematisch verlof
De bescherming begint op de dag van de schriftelijke aanvraag en loopt tot 3 maanden na het einde van het verlof. In die periode mag u de werknemer alleen ontslaan om een reden die vreemd is aan het verlof, zoals uitgelegd in werknemer ontslaan. Die reden moet u bewijzen, en op vraag van de werknemer schriftelijk geven.
Ook een ontslag na de bescherming kan eronder vallen, als u het tijdens de bescherming voorbereidde, bijvoorbeeld door een vacature voor een vaste vervanger te plaatsen. Respecteert u de bescherming niet, dan betaalt u een forfait van 6 maanden loon bovenop de gewone opzegvergoeding.
Gaat het om ouderschapsverlof, dan staat de uitleg met voorbeelden in ontslag tijdens ouderschapsverlof. Zegt u op tijdens een volledige onderbreking, dan loopt de opzegtermijn niet tijdens het verlof. Bij een deeltijdse onderbreking loopt hij gewoon door. Een opzegvergoeding berekent u op het loon alsof de werknemer voltijds werkte. Hoe u een termijn berekent, staat in opzegtermijn werkgever en in onze opzegtool.
Een rekenvoorbeeld: halftijds ouderschapsverlof
Een bediende werkt voltijds, 38 uur per week, en verdient 3.600 euro bruto per maand. Ze neemt 8 maanden halftijds ouderschapsverlof.
| Post | Voor het verlof | Tijdens het halftijds verlof |
|---|---|---|
| Uren per week | 38 | 19 |
| Brutoloon dat u betaalt | 3.600 euro | 1.800 euro |
| Uitkering | Geen | Onderbrekingsuitkering van de RVA, op aanvraag |
| Ontslagbescherming | Geen bijzondere | Vanaf de aanvraag tot 3 maanden na het verlof |
| Opzegvergoeding bij ontslag | Op 3.600 euro | Op 3.600 euro, het loon zonder verlof |
Voor de uren die ze werkt, betaalt u loon zoals voordien. Of de verloven meetellen voor de eindejaarspremie hangt af van de cao van uw paritair comité: zie eindejaarspremie 2026.
Wat u als werkgever doet bij een aanvraag thematisch verlof
- Noteer de datum van ontvangst. Vanaf die dag loopt de ontslagbescherming en de termijn om te antwoorden.
- Controleer welk verlof het is en de voorwaarden. Bij ouderschapsverlof de anciënniteit en de leeftijd van het kind. Bij medische bijstand en palliatief verlof het attest. Bij mantelzorgverlof het bewijs van erkenning.
- Beslis binnen de termijn. 1 maand voor ouderschapsverlof, 2 werkdagen voor een uitstel van medische bijstand. Te laat is geen uitstel meer, en bij 1/10 ouderschapsverlof een akkoord.
- Bevestig schriftelijk. Leg begin, einde en vorm vast. Bij een deeltijdse vorm past u het uurrooster aan met een addendum bij de arbeidsovereenkomst.
- Vul uw deel in voor de RVA. De werknemer vraagt de uitkering aan. Die aanvraag moet uiterlijk 2 maanden na de start bij de RVA zijn, anders verliest hij uitkeringen.
- Pas de loonverwerking en de aangifte aan. Minder uren of een volledige schorsing komen op de loonbrief en in de kwartaalaangifte. Wat een schorsing verder doet, staat in schorsing arbeidsovereenkomst.
- Plan de vervanging. Een vervangingscontract voor bepaalde duur is mogelijk. Een vaste vervanger aanwerven voor een functie die u later wilt schrappen, kan als voorbereiding van een ontslag tellen.
Fouten die we vaak zien
- Te laat antwoorden op een aanvraag. Bij ouderschapsverlof verliest u dan uw recht op uitstel, bij 1/10 geldt uw stilte als akkoord.
- Een uitstel zonder concrete motivering. Een algemene verwijzing naar drukte volstaat niet.
- Palliatief verlof of mantelzorgverlof proberen uit te stellen. Dat kan niet.
- De werknemer niet wijzen op de termijn bij de RVA. Een late aanvraag kost hem uitkeringen.
- Een vervanger vast aanwerven tijdens het verlof en daarna ontslaan. Dat geldt als ontslag tijdens de bescherming.
- Het uurrooster niet aanpassen bij een deeltijdse vorm. Lees daarvoor ook deeltijdse arbeidsovereenkomst.
Welke verloven u wel mag weigeren, staat in kan een werkgever verlof weigeren. Voor verlof bij een geboorte zie is geboorteverlof betaald, en voor de rechten van een zwangere werkneemster moederschapsbescherming.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij controleren bij elke aanvraag thematisch verlof de voorwaarden en de termijn, en zetten uw antwoord klaar: een bevestiging, een gemotiveerd uitstel of, waar het mag, een weigering. We passen het uurrooster en de loonverwerking aan, vullen uw deel van de RVA-aanvraag in en verwerken de schorsing in de aangifte, samen met Acerta. Het dagelijkse beheer van verloven en afwezigheden zit in verlof en afwezigheden. Twijfelt u over een aanvraag, laat het nakijken voor de termijn verloopt.