Tuchtsancties voor een werknemer zijn strikt geregeld. U mag alleen de straffen opleggen die in uw arbeidsreglement staan, u deelt ze mee uiterlijk de 1ste werkdag na de vaststelling van de fout, en u schrijft ze in een register voor de volgende loonbetaling. Een geldboete mag per dag niet meer zijn dan 20% van het dagloon. Mist u een van die stappen, dan is de straf nietig en blijft u het ingehouden loon verschuldigd. Hieronder leest u welke sancties er bestaan, hoe u kiest tussen een verwittiging en een schorsing, en hoe u een tuchtdossier opbouwt dat standhoudt.
Wat zijn tuchtsancties voor een werknemer?
Een tuchtsanctie is een straf die u als werkgever oplegt voor een tekortkoming in het werk: te laat komen, een afwezigheid zonder verantwoording, een veiligheidsregel negeren, een opdracht weigeren die binnen de functie valt. De straf moet de werknemer tot de orde roepen. Het contract loopt gewoon verder.
De basis is de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen. Die wet zegt drie dingen die elke werkgever moet kennen:
- Alleen de straffen uit het arbeidsreglement mogen (artikel 16). Het reglement vermeldt de straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboetes en de tekortkomingen die ze bestraffen (artikel 6).
- De straf moet snel en controleerbaar gebeuren (artikel 17): mededeling uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling, inschrijving in een register voor de volgende loonbetaling.
- Een geldboete is begrensd (artikel 18 en 19): een vijfde van het dagloon per dag, en de opbrengst gaat naar de werknemers.
Hebt u nog geen arbeidsreglement, of staan er geen straffen in, dan kunt u geen enkele tuchtsanctie opleggen. Hoe u het reglement opstelt en wat er verplicht in moet, leest u in arbeidsreglement opstellen. Een volledig voorbeeld met een hoofdstuk over sancties vindt u in ons voorbeeld van een arbeidsreglement.
Tuchtsancties in het arbeidsreglement: welke straffen bestaan er?
De wet somt de straffen niet op. U kiest ze zelf en zet ze in het reglement. In de praktijk gebruiken KMO's deze vijf, van licht naar zwaar:
| Tuchtsanctie | Vorm | Gevolg voor het loon | Wettelijke grens |
|---|---|---|---|
| Mondelinge verwittiging | Gesprek, met een korte nota in het dossier | Geen | Moet in het reglement staan en in het register |
| Schriftelijke verwittiging | Brief of e-mail met ontvangstbewijs | Geen | Idem, plus de termijn van 1 werkdag |
| Berisping | Schriftelijke vaststelling met een formele afkeuring | Geen | Idem |
| Geldboete | Inhouding op het loon | Inhouding, max 20% van het dagloon per dag | Opbrengst naar de werknemers |
| Schorsing zonder loon | Een of meer dagen niet werken | Geen loon voor die dagen | Moet uitdrukkelijk in het reglement staan |
Een overplaatsing, een lagere functie of het intrekken van een voordeel zijn geen klassieke tuchtstraffen. Raken ze aan het loon of de functie, dan kan de werknemer ze aanvechten als een eenzijdige wijziging van een essentieel element van zijn contract. Gebruik ze niet als straf, tenzij uw reglement ze uitdrukkelijk voorziet en u zeker bent dat ze geen contractwijziging zijn. Twijfelt u, vraag het na voor u beslist.
De schorsing zonder loon is de zwaarste straf die het contract laat bestaan. Wat een schorsing verder doet met de opzeg, de feestdagen en de aangiften, staat in onze gids over de schorsing van de arbeidsovereenkomst.
Tuchtsancties werknemer: de drie termijnen die tellen
De mededeling: uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling
De termijn loopt vanaf de dag waarop u, of de leidinggevende die u daarvoor aanstelde, de tekortkoming vaststelt. Niet vanaf de dag van de fout zelf. Stelt de ploegleider maandag vast dat een werknemer zonder verwittiging afwezig was, dan moet de straf uiterlijk dinsdag bij de werknemer zijn. Te laat is nietig, en dat kan u niet meer herstellen.
Werk daarom met een vaste afspraak: wie een fout vaststelt, meldt ze dezelfde dag aan wie de straf oplegt. Een brief die op vrijdag vertrekt voor een fout van maandag, is te laat.
Het register: voor de eerstvolgende loonbetaling
Voor de volgende uitbetaling van het loon schrijft u de straf in het register van sancties. Per werknemer staan daarin de datum, de reden, de aard van de straf en bij een boete het bedrag. De inspectie mag het register altijd inkijken. Een register op papier of digitaal is allebei goed, zolang het volledig is en u het kunt voorleggen. Wat de inspectie verder nakijkt bij een bezoek, leest u in inspectie sociale wetten.
De verjaring: als de werknemer zijn loon terugvraagt
Was een boete of een schorsing onterecht, dan kan de werknemer het ingehouden loon terugvorderen. Dat kan tot 1 jaar na het einde van het contract, of 5 jaar na de feiten, waarbij die termijn nooit verder loopt dan 1 jaar na het einde van het contract. Een slordig opgelegde straf blijft dus jaren een risico.
De geldboete: zo rekent u de grens uit
Een geldboete mag per dag niet meer bedragen dan 20% van het dagloon. Dat is het totaal van alle boetes van die dag, niet per boete. De loonbeschermingswet voegt een tweede grens toe: alle inhoudingen samen, waaronder de boetes uit het reglement, mogen bij elke betaling niet meer zijn dan 20% van het nettoloon in geld, na de inhoudingen voor belastingen en sociale zekerheid.
Rekenvoorbeeld. Een voltijdse arbeider verdient 130 euro bruto per dag. Hij komt twee keer op dezelfde dag te laat zonder verwittiging, en uw reglement voorziet een boete van 15 euro per keer.
| Stap | Berekening | Resultaat |
|---|---|---|
| Maximum per dag | 130 euro x 20% | 26 euro |
| Boetes volgens het reglement | 2 x 15 euro | 30 euro |
| Toegelaten boete voor die dag | het laagste van de twee | 26 euro |
| Controle bij de loonbetaling | alle inhoudingen samen onder 20% van het netto in geld | in orde als er geen andere grote inhoudingen zijn |
De opbrengst van de boetes houdt u niet zelf. Ze moet gebruikt worden ten voordele van de werknemers, bijvoorbeeld voor een personeelsactiviteit. Hebt u een ondernemingsraad, dan legt u de bestemming in overleg met de raad vast. Een boete is geen schadevergoeding: wil u schade terugvorderen die een werknemer veroorzaakte, dan gelden de strenge regels van artikel 18 van de arbeidsovereenkomstenwet, en mag u alleen inhouden wat de werknemer na de feiten aanvaardde of de rechter vaststelde. Meer over wat u wel en niet op het loon mag inhouden, staat in mag een werkgever loon inhouden en, voor schuldeisers van de werknemer, in loonbeslag.
Welke sanctie past bij welke fout?
De wet legt geen schaal op. Wel moet de straf in verhouding staan tot de fout, en moet uw reglement de tekortkomingen noemen die u bestraft. Deze beslishulp volgt wat de meeste reglementen van KMO's voorzien. Ze is een voorbeeld, geen juridisch advies voor uw geval.
| Situatie | Eerste keer | Herhaling | Wat u daarnaast doet |
|---|---|---|---|
| Te laat zonder verwittiging | Mondelinge verwittiging | Schriftelijke verwittiging, daarna geldboete | Vastleggen in het tijdsregistratiesysteem |
| Afwezig zonder verantwoording | Schriftelijke verwittiging en aanmaning | Geldboete of schorsing | Geen loon voor de afwezige dag, aanmaning bij afwezigheid |
| Veiligheidsregel niet gevolgd | Schriftelijke verwittiging | Schorsing zonder loon | Nagaan of de regel bekend en haalbaar was |
| Opdracht binnen de functie geweigerd | Schriftelijke verwittiging | Schorsing zonder loon | Opdracht en weigering schriftelijk vastleggen |
| Zware fout die verdere samenwerking onmogelijk maakt | Geen tuchtstraf | Geen tuchtstraf | Ontslag om dringende reden binnen 3 werkdagen overwegen |
Bij een werknemer die zonder bericht wegblijft, loopt de tucht samen met de vraag of hij zelf ontslag nam. Lees daarvoor werknemer komt niet opdagen. Gaat het om alcohol of drugs, dan bepaalt uw beleid uit het reglement wat u mag testen: zie mag een werkgever een drugstest doen.
Tuchtsanctie of ontslag om dringende reden?
Een ontslag om dringende reden is geen tuchtstraf. Het is een manier om het contract onmiddellijk te beëindigen, zonder opzeg of vergoeding, voor een fout die elke verdere samenwerking onmogelijk maakt. Daarvoor gelden eigen regels: u ontslaat binnen 3 werkdagen nadat u voldoende kennis had van de feiten, en u deelt de reden mee binnen 3 werkdagen na het ontslag.
Het verschil heeft gevolgen. Kiest u eerst voor een tuchtstraf, dan aanvaardt u dat de samenwerking kan doorgaan. Voor dezelfde feiten later toch een dringende reden inroepen, wordt dan moeilijk. Beslis daarom eerst of de fout zo zwaar is dat u de werknemer geen dag langer kunt houden. Is dat zo, volg dan de procedure in ontslag om dringende reden en gebruik de ontslagbrief voor een dringende reden.
Een reeks tuchtstraffen kan een later gewoon ontslag wel onderbouwen. Vraagt de werknemer na zijn ontslag de redenen op, dan toont uw register dat u herhaaldelijk tekortkomingen vaststelde en meldde. Dat helpt bij de ontslagmotivering van cao 109. Alles over de keuzes bij een gewoon ontslag staat in werknemer ontslaan.
Wat u als werkgever doet bij een tekortkoming
- Stel de feiten vast. Noteer wat er gebeurde, wanneer, wie het zag en welke regel uit het reglement de werknemer niet volgde. Bewaar bewijsstukken zoals tijdsregistratie, e-mails of een verklaring van een collega. Camerabeelden gebruikt u alleen als uw camera's correct zijn aangekondigd: zie camera's op de werkvloer.
- Kijk in het reglement welke straf past. Staat de tekortkoming erin, en welke straffen voorziet het? Kies de lichtste straf die de fout recht doet.
- Hoor de werknemer. Laat hem zijn kant vertellen voor u beslist. Dat voorkomt een straf op een misverstand en versterkt uw dossier.
- Deel de straf op tijd mee. Uiterlijk de 1ste werkdag na de vaststelling, schriftelijk en met ontvangstbewijs of aangetekend. Ons model van een schriftelijke verwittiging bevat alle vermeldingen.
- Schrijf de straf in het register. Datum, reden, aard en bij een boete het bedrag, voor de volgende loonbetaling.
- Verwerk de financiële gevolgen. Een boete of een schorsing komt op de loonbrief. Geef ze tijdig door voor de loonverwerking.
- Bewaar alles in het personeelsdossier. Een volledig dossier is uw bewijs als de werknemer de straf betwist of als u later ontslaat.
Hoe u de eerste verwittiging aanpakt en verwoordt, leest u in schriftelijke verwittiging werknemer.
Sancties in het arbeidsreglement opnemen of aanpassen
Staan er nog geen sancties in uw reglement, of wilt u een geldboete of schorsing toevoegen, dan volgt u de wijzigingsprocedure. U legt het ontwerp ter inzage, de werknemers hebben 15 dagen om opmerkingen te noteren, en na de inwerkingtreding stuurt u binnen 8 dagen een afschrift naar de inspectie. Hebt u een ondernemingsraad, dan beslist die mee.
Vermeld in het hoofdstuk over sancties:
- de straffen, van licht naar zwaar;
- het bedrag van de geldboetes en hun bestemming;
- de tekortkomingen die u bestraft, zo concreet mogelijk;
- het beroep dat de werknemer heeft om een straf te betwisten;
- wie in uw onderneming straffen mag opleggen.
Een werkgever zonder rechtsgeldig arbeidsreglement riskeert een sanctie van niveau 2 in het Sociaal Strafwetboek: een administratieve geldboete van € 250 tot € 2.500. Wat sinds dit jaar verandert aan die boetes, staat in Sociaal Strafwetboek 2026.
Gaat de fout over pesterijen, geweld of ongewenst seksueel gedrag, dan gelden naast de tucht ook de procedures van de welzijnswet. Die staan in psychosociale risico's op het werk.
Fouten die we vaak zien bij tuchtsancties
- Een straf opleggen die niet in het reglement staat. Dan is ze ongeldig, hoe terecht ook.
- De termijn van een werkdag missen. Een brief die pas na het weekend vertrekt, is vaak al te laat.
- Geen register bijhouden. De straf is dan niet controleerbaar en de inspectie kan ze niet nakijken.
- De boete zelf houden. De opbrengst gaat naar de werknemers.
- Een boete gebruiken als schadevergoeding. Schade verhalen volgt andere, strengere regels.
- Eerst straffen en dan toch een dringende reden inroepen voor dezelfde feiten.
- Leidinggevenden laten straffen zonder afspraak over wie het register bijhoudt. Wie het meest voorkomende misverstand wil vermijden, leest ook fouten in de personeelsadministratie.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij schrijven het hoofdstuk over sancties in uw arbeidsreglement, met straffen en tekortkomingen die passen bij uw bedrijf, en doorlopen met u de wijzigingsprocedure tot de neerlegging bij de inspectie. Wij verwerken boetes en tuchtschorsingen correct op de loonbrief en in de aangifte, samen met Acerta, en houden de grens van het dagloon in het oog. Meer over onze hulp bij contracten en reglementen leest u bij arbeidsovereenkomsten. Twijfelt u over een straf of de termijn, laat het nakijken voor u de brief verstuurt.