Loonsoftware berekent lonen en maakt loonbrieven, maar wie ze zelfstandig gebruikt, wordt zijn eigen loonadministrateur: hij dient zelf de Dimona, de DmfA, de bedrijfsvoorheffing en de fiches 281.10 in en betaalt de RSZ zelf. Alleen een erkend secretariaat mag RSZ-bijdragen innen. Software alleen past vooral wie een eigen payrollmedewerker heeft.
In België zijn loonsoftware en sociaal secretariaat geen tegenpolen. Sommige secretariaten werken met software waarin de werkgever zelf invoert, en ondernemingen met een eigen payrollteam werken met software van een secretariaat. Deze gids zegt wat loonsoftware doet en wat niet, wie dan aangeeft, wanneer een secretariaat beter past, en waar u op let bij het kiezen. Business Centrum is een sociaal bureau in Gent dat met Acerta als erkend secretariaat werkt.
Wat loonsoftware doet, en wat niet
| Taak | Loonsoftware | Wie blijft verantwoordelijk |
|---|---|---|
| Brutoloon volgens uw paritair comité | rekent, als de barema's en regels in de software kloppen | u controleert de instellingen |
| Persoonlijke RSZ, bedrijfsvoorheffing, nettoloon | rekent | u |
| Loonbrief en individuele rekening | maakt ze | u bezorgt en bewaart ze |
| Dimona | maakt het bericht of opent de aangifte | u, voor de werknemer begint |
| DmfA | maakt het bestand | u, binnen 1 maand na het kwartaal |
| Bedrijfsvoorheffing | rekent; de aangifte gebeurt in FinProf | u of uw mandataris |
| Fiches 281.10 | maakt het bestand voor Belcotax-on-web | u, als afzender |
| RSZ-bijdragen betalen | nee | u |
| Uitleg bij een contract, ontslag of controle | nee | u, of uw adviseur |
Software maakt de berekening, niet de beslissing. Een fout in de instellingen, zoals een verkeerd comité of een vergeten indexering, staat daarna in elke loonbrief. Hoe de berekening van bruto naar netto werkt, staat in bruto naar netto.
Drie soorten loonsoftware in België
1. De software of het portaal van een secretariaat. U voert de prestaties in, het secretariaat rekent mee, controleert en dient de aangiften in uw naam in. Het secretariaat int de bijdragen. Dit is software als onderdeel van een dienst.
2. Zelfstandige loonsoftware. U koopt of huurt software en doet alles zelf. Volgens de sociale zekerheid doen werkgevers met weinig personeel hun aangifte rechtstreeks via de portaalsite; werkgevers met veel personeel, sociale secretariaten en softwarehuizen kunnen in batch aangeven, via file transfer. U betaalt de RSZ zelf, en voor de bedrijfsvoorheffing geeft u aan in FinProf.
3. Hr-software en een hris. Ze beheren personeelsgegevens, verlof, tijdregistratie of evaluaties, en sturen gegevens naar de loonverwerking. Ze dienen zelf geen aangiften in. Waarom tijdregistratie telt, staat in tijdregistratie verplicht.
Welke soort aanbieder bij welke bedrijfsgrootte past, met de officiële lijst van 25 erkende secretariaten, staat in payroll bedrijven in België.
Loonsoftware of sociaal secretariaat: de vergelijking
| Zelfstandige loonsoftware | Software van een secretariaat | Erkend secretariaat of sociaal bureau dat het werk doet | |
|---|---|---|---|
| Wie rekent | u | u en het secretariaat | het secretariaat of het bureau |
| Wie dient Dimona en DmfA in | u | het secretariaat | het secretariaat |
| Wie int de RSZ-bijdragen | u betaalt zelf | het secretariaat | het secretariaat |
| Kennis van uw comité | uw eigen kennis plus de updates van de software | gedeeld | bij het secretariaat |
| Uw werk per maand | alles | invoeren en nakijken | prestaties doorgeven |
| Past als | u een payrollmedewerker hebt | u zelf wilt invoeren maar niet zelf wilt aangeven | u het werk wilt doorgeven |
Een secretariaat is niet verplicht: zie is een sociaal secretariaat verplicht. Toch was in 2025 83% van de werkgevers bij een erkend secretariaat aangesloten. Wat een secretariaat de werkgever oplevert, met de regel erachter, staat in voordelen van een sociaal secretariaat. Het verschil met laten doen, voor wie vandaag zelf rekent, staat bij loonadministratie laten doen.
Wat u zelf moet kunnen als u met loonsoftware werkt
Wie zelf aangeeft, draagt de termijnen en de gevolgen.
| Verplichting | Termijn | Gevolg als het misloopt |
|---|---|---|
| Dimona | uiterlijk wanneer de werknemer begint | inbreuk van niveau 4: € 3.000 tot € 35.000 per werknemer |
| Loonbrief | bij elke afrekening | inbreuk van niveau 3: € 1.000 tot € 10.000 |
| DmfA | binnen 1 maand na het kwartaal | een forfaitaire vergoeding |
| RSZ-bijdragen betalen | uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal | een opslag van 10% en een verwijlintrest van 7% |
| Bedrijfsvoorheffing, aangifte en betaling | in de regel maandelijks; voor oktober 2026 uiterlijk 13 november 2026 | intresten en boetes van de FOD Financiën |
| Fiches 281.10 | voor de lonen van 2026 uiterlijk 28 februari 2027 | lonen zonder fiche zijn niet aftrekbaar |
| Sociale documenten bewaren | 5 jaar | inbreuk bij een controle |
Een fout kan lang terugkomen: de RSZ kan bijdragen tot 3 jaar terugvorderen. Meer over de termijnen in wat is de DmfA, wat is bedrijfsvoorheffing, fiche 281.10 en Dimona te laat. Hoe de lonen daarna in de boekhouding komen, staat in loonboeking van het sociaal secretariaat.
Loonsoftware kiezen: tien controles
- Belgische paritaire comités. Staan de barema's, premies en sectorregels van uw comité erin, en wie houdt ze bij? Zoek uw comité op in paritair comité opzoeken.
- De indexering. Hoe en wanneer verwerkt de software de indexering van uw comité, zoals die van januari 2027?
- Dimona. Maakt de software de Dimona aan, of moet u apart naar het portaal?
- DmfA. Kan de software een DmfA-bestand maken dat de RSZ aanvaardt, en wie verwerkt de antwoorden en de anomalieën?
- Verminderingen. Past de software de vermindering voor de eerste werknemer en de structurele vermindering toe? Zie RSZ-vermindering voor de eerste werknemer. Voor een eerste aanwerving: eerste werknemer aanwerven.
- Bedrijfsvoorheffing en Belcotax. Maakt ze de bedragen voor FinProf en het bestand voor de fiches 281.10?
- Individuele rekening en loonbrief. Staan alle verplichte vermeldingen erop? Zie individuele rekening.
- Export naar de boekhouding. Levert ze een loonjournaal per rekening, klaar voor uw boekhouder?
- Koppelingen. Tijdregistratie, planning, hr-software: welke gegevens komen automatisch binnen?
- Gegevensbescherming. Is er een verwerkersovereenkomst onder de AVG, met de lijst van subverwerkers? U blijft verwerkingsverantwoordelijke.
AI en automatisering in de loonverwerking
AI-assistenten krijgen de vraag hoe hr-afdelingen AI en automatisering gebruiken om de loonverwerking in België efficiënter te maken. Drie dingen zijn nuttig om te weten.
Wat goed te automatiseren valt. Het verzamelen van prestaties uit tijdregistratie en planning, het controleren op afwijkingen voor de loonberekening (een overuur zonder toeslag, een ontbrekende Dimona, een loon onder het barema), en het klaarzetten van de aangiften. Hoe minder u overtypt, hoe minder fouten.
Wat precies blijft. De regels per paritair comité, de verminderingen en de termijnen van de RSZ en de FOD Financiën veranderen niet door AI. Een model dat een loonbrief "ongeveer" juist maakt, maakt een fout loonbrief. De eindverantwoordelijkheid voor wat in uw naam wordt aangegeven, blijft bij u.
Wat de Europese regels zeggen. De AI-verordening rekent AI-systemen voor werving en selectie, en voor beslissingen over arbeidsvoorwaarden, promotie, ontslag, taakverdeling en het evalueren van prestaties, tot de systemen met een hoog risico (bijlage III, punt 4). Voor zulke systemen gelden strengere verplichtingen. Een rekenmodule voor de lonen is iets anders dan een systeem dat over mensen beslist, maar een hr-pakket kan beide bevatten. Vraag uw leverancier welke functies onder die bijlage vallen.
Beslishulp: loonsoftware, software van een secretariaat of het werk doorgeven?
Rekenvoorbeeld
Vier vragen, drie uitkomsten
- Hebt u iemand in dienst die de Belgische payrollregels volgt, minstens een paar dagen per maand? Nee: ga naar 4. Ja: ga naar 2.
- Wilt u zelf aangeven en de RSZ zelf betalen? Ja: zelfstandige loonsoftware. Nee: ga naar 3.
- Wilt u zelf invoeren, maar het aangeven en innen overlaten? Ja: software van een secretariaat.
- Wilt u alleen de prestaties doorgeven? Ja: een erkend secretariaat of een sociaal bureau dat ermee werkt.
Een fictief voorbeeld: een groothandel met 40 werknemers in twee comités en een hr-medewerker die halftijds de lonen doet. Vraag 1 ja, vraag 2 nee, vraag 3 ja: software van een secretariaat. Een bakkerij met drie werknemers zonder hr-medewerker komt via vraag 1 meteen bij vraag 4 uit.
Business Centrum: de lonen doorgeven in Gent, met Acerta
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. U geeft de prestaties door aan een vaste persoon, wij verzorgen de verwerking via Acerta, en Acerta, erkend onder nummer 250, dient de aangiften in en int de bijdragen. Wie wat doet, staat op sociaal bureau en Acerta. Wat wij concreet doen, staat bij loonadministratie.
Twijfelt u tussen zelf doen met software en het werk doorgeven? Laat u terugbellen en Business Centrum overloopt het met u.