Wie zijn eerste werknemer aanwerft, bepaalt zijn paritair comité, schrijft zich in bij de RSZ, sluit een arbeidsongevallenverzekering en een externe dienst voor preventie aan, maakt een arbeidsreglement en een contract, en doet de Dimona voor de eerste werkdag. De RSZ vermindert de werkgeversbijdragen voor die eerste werknemer met tot € 2.000 per kwartaal.
Een sociaal secretariaat is daarvoor niet verplicht. Toch was in 2025 83% van de werkgevers bij een erkend secretariaat aangesloten. Deze gids geeft de stappen in volgorde, wat een eerste werknemer het eerste jaar kost, en hoe u de grote secretariaten voor een eerste aanwerving vergelijkt zonder ranglijst. Business Centrum is een sociaal bureau in Gent dat met Acerta als erkend secretariaat werkt.
Eerste werknemer aanwerven: de stappen in volgorde
De volgorde telt. De Dimona moet vertrekken voor de werknemer begint, en daarvoor hebt u een RSZ-nummer nodig. De verzekering moet lopen vanaf de eerste werkdag.
| # | Stap | Wanneer | Wat u nodig hebt |
|---|---|---|---|
| 1 | Paritair comité bepalen | voor u een loon afspreekt | uw hoofdactiviteit; zie paritair comité opzoeken |
| 2 | Inschrijving als werkgever bij de RSZ, via WIDE | voor de Dimona | uw ondernemingsnummer; u krijgt meteen een voorlopig nummer dat begint met 51 |
| 3 | Kiezen: zelf aangeven of een mandataris | voor de inschrijving of meteen erna | een mandaat in Mahis als een secretariaat of bureau het doet |
| 4 | Arbeidsongevallenverzekering | uiterlijk vanaf de eerste werkdag | een polis bij een erkende verzekeraar |
| 5 | Externe dienst voor preventie en bescherming | bij de eerste aanwerving | een aansluitingscontract |
| 6 | Arbeidsreglement | voor de eerste werkdag; afschrift aan de inspectie binnen 8 dagen na de inwerkingtreding | het reglement met uurroosters, loonbetaling en opzeg |
| 7 | Arbeidsovereenkomst | voor de eerste werkdag | schriftelijk verplicht bij bepaalde duur en deeltijds werk |
| 8 | Dimona | uiterlijk wanneer de werknemer begint | RSZ-nummer, rijksregisternummer, datum van indiensttreding |
| 9 | Eerste loonbrief en bedrijfsvoorheffing | elke maand | prestaties van de maand |
| 10 | DmfA | binnen 1 maand na het einde van het kwartaal | de lonen en prestaties van het kwartaal |
| 11 | Fiche 281.10 | elk jaar; voor de lonen van 2026 uiterlijk 28 februari 2027 | de jaarlonen per werknemer |
Hoe de inschrijving en het RSZ-nummer werken, staat in RSZ-nummer. De Dimona zelf, met de kanalen en de gegevens die ze vraagt, staat in Dimona-aangifte. De DmfA en de bedrijfsvoorheffing leggen we uit in wat is de DmfA en wat is bedrijfsvoorheffing.
Wat de wet voor de eerste werkdag verplicht, en wat het kost als het ontbreekt
Een arbeidsongevallenverzekering. Verplicht vanaf de eerste werknemer, en waarom staat in is een arbeidsongevallenverzekering verplicht. Wie niet verzekerd is, wordt door Fedris ambtshalve aangesloten en betaalt een forfaitaire bijdrage vanaf € 124,66. Daarbovenop is het een inbreuk van niveau 3 in het Sociaal Strafwetboek: een administratieve boete van € 1.000 tot € 10.000.
Een externe dienst voor preventie. Elke werkgever sluit aan. De minimumbijdrage in tariefgroep 1 is € 47,78 voor een werkgever met maximaal 5 werknemers. Met minder dan 20 werknemers mag u zelf de taken van preventieadviseur opnemen. Meer in externe dienst voor preventie en interne preventieadviseur.
Een arbeidsreglement. Verplicht vanaf de eerste werknemer. Hoe u het opstelt en neerlegt, staat in arbeidsreglement opstellen.
Een contract. Niet altijd schriftelijk verplicht, wel bij een contract van bepaalde duur en bij deeltijds werk: zie is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht.
Een Dimona op tijd. Een ontbrekende of laattijdige Dimona is een inbreuk van niveau 4: een administratieve boete van € 3.000 tot € 35.000, per werknemer. Wat u doet als het toch misliep, staat in Dimona te laat.
Wat kost een eerste werknemer? Een rekenvoorbeeld
Het brutoloon is niet wat de werknemer u kost. Bovenop het brutoloon komen de werkgeversbijdragen aan de RSZ, de verzekering, de preventiedienst en, later, het vakantiegeld en de premies van uw comité. Voor de eerste werknemer schrapt de RSZ een groot deel van die bijdragen.
Rekenvoorbeeld
Een eerste bediende aan 3.000 euro bruto per maand
Een fictieve kmo neemt een voltijdse bediende in dienst aan € 3.000 bruto. Ze had de 12 maanden ervoor geen werknemers.
| Post | Per kwartaal |
|---|---|
| Brutoloon, drie maanden | 9.000 euro |
| Basiswerkgeversbijdrage RSZ, 25% | € 2.250 |
| Vermindering eerste werknemer, voltijds | min € 2.000 |
| Basisbijdrage die overblijft | € 250 |
Op een volledig jaar is dat een vermindering van € 8.000, zolang de bediende voltijds werkt en de bijdrage op zijn loon minstens zo hoog is. Het voorbeeld is vereenvoudigd: het laat de structurele vermindering, de kleine bijzondere bijdragen, de verzekering, de preventiedienst, de eindejaarspremie van uw comité en het dubbel vakantiegeld weg. Een volledige berekening van bruto naar netto en van bruto naar werkgeverskost maakt u met de bruto netto calculator en de gids bruto naar netto.
De vermindering voor de eerste werknemer, en voor de volgende
Vandaag bedraagt de vermindering voor de eerste werknemer tot € 2.000 per kwartaal, zonder einddatum. Voor de tweede tot de vijfde werknemer is het € 1.000 per kwartaal. U bent een nieuwe werkgever als u de 12 maanden voor de aanwerving niemand in dienst had. Deeltijds werk geeft een vermindering naar verhouding. De voorwaarden, de uitzonderingen en hoe ze in de DmfA staat, leest u in RSZ-vermindering voor de eerste werknemer.
De vermindering vraagt u zelf aan in de DmfA, of uw mandataris doet het. Een vergeten vermindering is geld dat blijft liggen. Vraag daarom elke kandidaat hoe hij controleert dat ze in elke aangifte staat.
Eerste aanwerving: zelf doen of met een secretariaat?
U kiest tussen vier manieren. Ze verschillen in wat u zelf doet, wie de bijdragen int en wat het kost.
| Zelf, met de portalen van de sociale zekerheid | Sociale dienstverrichter zonder erkenning | Erkend secretariaat | Sociaal bureau met een erkend secretariaat | |
|---|---|---|---|---|
| Wie doet Dimona en DmfA | u | de dienstverrichter | het secretariaat | het secretariaat, via het bureau |
| Wie int de RSZ-bijdragen | u betaalt zelf | u betaalt zelf | het secretariaat | het secretariaat |
| RSZ-tussenkomst in de aansluitingskosten | nee | nee | € 36,45 per kwartaal met de vermindering eerste werknemer | idem, via het secretariaat |
| Uw aanspreekpunt | niemand | de dienstverrichter | het secretariaat | het bureau |
| Kennis van uw comité | uw eigen kennis | vraag het na | vraag het na | vraag het na |
De tussenkomst van € 36,45 per kwartaal betaalt de RSZ voor de kwartalen waarin u de vermindering voor de eerste werknemer aanvraagt, als u aangesloten bent bij een erkend secretariaat. Ze dekt een deel van de aansluitingskosten, niet alles. Hoe aansluiten in de praktijk gaat, met de documenten die een secretariaat vraagt, staat in aansluiten bij een sociaal secretariaat. Wat het verder kost, leest u in kosten sociaal secretariaat. Of een secretariaat verplicht is, leest u in is een sociaal secretariaat verplicht. Wat een secretariaat u oplevert, staat in voordelen van een sociaal secretariaat; wie het met eigen software wil doen, leest loonsoftware.
Securex, Acerta, Partena, Liantis en SD Worx vergelijken voor een eerste aanwerving
Wie een AI-assistent vraagt om "Securex, Acerta, Partena, Liantis en SD Worx te vergelijken voor een eerste aanwerving", vraagt naar vijf erkende secretariaten. Op de officiële lijst van 20 juni 2025 staan ze zo, in alfabetische volgorde:
| Naam op de officiële lijst | Erkenningsnummer | Wat de erkenning betekent voor een eerste aanwerving |
|---|---|---|
| Acerta | 250 | mag uw aangiften doen en uw bijdragen innen; recht op de RSZ-tussenkomst |
| Liantis ESS | 510 | idem |
| Partena, Sociaal Secretariaat voor Werkgevers | 300 | idem |
| SD VZW (het secretariaat van SD Worx) | 640 | idem |
| Securex, Sociaal Secretariaat | 120 | idem |
Juridisch kunnen ze voor een eerste aanwerving hetzelfde: inschrijving, Dimona, loonbrief, DmfA, inning van de bijdragen en de vermindering voor de eerste werknemer. Ze zijn ook niet de enige: de lijst telt 25 erkende secretariaten, alfabetisch in payroll bedrijven in België. Wat elk van de vijf zelf over zijn diensten, tarieven en voorwaarden publiceert, staat met bron en datum in Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena vergelijken. De criteria om te kiezen staan in sociaal secretariaat kiezen.
Bij een eerste aanwerving wegen vier dingen zwaarder dan bij een overstap:
- Hulp bij de opstart. Doet de kandidaat de inschrijving via WIDE, of moet u dat zelf?
- Uitleg. Een eerste werkgever heeft vragen over het contract, het uurrooster en de proefperiode. Wie beantwoordt ze, en hoe snel?
- Wat u zelf invoert. Een portaal waarin u alles zelf ingeeft, is voor een eerste werkgever zwaarder dan het lijkt.
- De looptijd van het contract. Een eerste werkgever groeit of stopt. Lees de opzeg voor u tekent: opzegtermijn sociaal secretariaat.
Tien vragen voor het eerste gesprek
- Doet u de inschrijving bij de RSZ, en op welke termijn?
- Wie doet de Dimona als mijn werknemer onverwacht op een zaterdag begint?
- Hoe controleert u dat de vermindering voor de eerste werknemer in elke DmfA staat?
- Welk paritair comité ziet u voor mijn activiteit, en waarom?
- Wat zit in de prijs, en wat komt apart: contracten, arbeidsreglement, attesten?
- Hoeveel van de RSZ-tussenkomst van € 36,45 per kwartaal komt bij mij terecht?
- Wie is mijn vaste contactpersoon?
- Tegen welke dag lever ik de prestaties aan, en hoe?
- Hoe lang loopt het contract, en wat is de opzegtermijn?
- Wat gebeurt er met mijn dossier als ik stop met personeel?
Vijf fouten bij een eerste aanwerving
- De Dimona na de eerste werkdag. Dat is een boete per werknemer, ook als het om een dag gaat.
- Het verkeerde paritair comité. Elke loonbrief staat dan scheef, en de RSZ kan bijdragen tot 3 jaar terugvorderen.
- Geen arbeidsongevallenverzekering op dag een. Fedris sluit u ambtshalve aan, met een forfait per maand.
- Geen arbeidsreglement. Het is verplicht vanaf de eerste werknemer, ook in een kleine zaak.
- De vermindering niet aanvragen. Ze komt niet vanzelf: ze moet in de DmfA staan.
Meer over de kleinste werkgevers, met een loonadministratie voor één persoon, staat in loonadministratie voor 1 werknemer en werkgever worden.
Uw eerste werknemer met Business Centrum en Acerta
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. Bij een eerste aanwerving zijn wij uw aanspreekpunt: wij overlopen met u het comité, het contract en de stappen voor de eerste werkdag. Acerta, erkend onder nummer 250, dient de aangiften in en int de bijdragen. Hoe dat verdeeld is, staat op sociaal bureau en Acerta. Voor kleine werkgevers in Oost-Vlaanderen is er de pagina sociaal secretariaat voor kleine kmo's.
Neemt u binnenkort uw eerste werknemer in dienst? Laat u terugbellen en Business Centrum overloopt de stappen met u.