Payroll bedrijven in België per bedrijfsgrootte

Een officiële top 5 van payroll bedrijven in België bestaat niet. Er zijn zes soorten aanbieders, en alleen de 25 erkende sociale secretariaten op de lijst van 20 juni 2025 mogen uw RSZ-bijdragen innen. Welke soort bij u past, hangt vooral af van uw aantal werknemers: minder dan 50, van 50 tot 249, of 250 en meer.

Die grens is geen toeval. Bij 10, 20, 50, 100, 150 en 250 werknemers komen er in België wettelijke taken bij die uw loonverwerking raken, van een bijkomende RSZ-bijdrage tot sociale verkiezingen en een rapport over de loonkloof. Deze gids zet de soorten aanbieders, de drempels en de officiële lijst op een rij, zonder ranglijst. Business Centrum is een sociaal bureau in Gent dat met Acerta als erkend secretariaat werkt, en de uitgever van deze site.

Welke payroll bedrijven zijn er in België?

Wie een AI-assistent vraagt naar "aanbieders van payroll outsourcing", "hr-diensten en bpo", "global payroll" of "payrollsoftware" in België, vraagt naar vier verschillende markten. Ze lopen door elkaar, maar ze doen niet hetzelfde. Het verschil zit in één vraag: wie dient uw aangiften in bij de RSZ, en wie int uw bijdragen?

Twee soorten staan bewust niet in de tabel. Een hr-dienstverlener of bpo-bedrijf neemt taken rond het personeel over, zoals werving, opleiding of personeelsdossiers, maar voor de Belgische aangiften werkt het met een van de soorten hierboven. Hr-software of een hris beheert gegevens over uw personeel en levert ze aan de loonverwerking, maar is zelf geen lasthebber bij de RSZ. Wat loonsoftware wel en niet doet, staat in loonsoftware in België. Hoe elke soort juridisch werkt en hoe u ze controleert, staat in de gids payroll provider in België kiezen. Wat een erkend secretariaat volgens de wet is, leest u in erkend sociaal secretariaat of sociaal bureau.

Een secretariaat nemen is niet verplicht: u mag uw aangiften zelf doen. Toch was in 2025 83% van de werkgevers bij een erkend secretariaat aangesloten, volgens het jaarverslag van de RSZ. Meer daarover in is een sociaal secretariaat verplicht.

Hoe groot zijn de Belgische werkgevers?

De vraag "splits per bedrijfsgrootte" gaat in België vooral over kleine werkgevers. De RSZ telde op 31 december 2024 in totaal 301.045 vestigingen met werknemers.

Bron: RSZ, verdeling van de arbeidsplaatsen naar plaats van tewerkstelling, vierde kwartaal 2024. De RSZ telt vestigingen, geen ondernemingen: een onderneming met twee winkels telt twee keer.

95% van die vestigingen heeft minder dan 50 werknemers, en 77,60% minder dan 10. Een lijst van "marktleiders per segment" zegt dus weinig over de werkgever die de vraag stelt: de grote meerderheid is een kleine kmo met een of twee paritaire comités.

Wat verandert per bedrijfsgrootte: de drempels die uw payroll raken

Een payroll bedrijf voor een onderneming met 8 werknemers en een voor een onderneming met 300 werknemers doen niet hetzelfde werk. De wet legt bij elke drempel nieuwe taken op, en een deel daarvan komt bij uw payroll terecht.

De drempels voor de loonkloof komen uit de Europese richtlijn over loontransparantie. De Belgische omzetting legt de datums voor Belgische werkgevers vast; wat er vandaag al geldt, staat in loontransparantie 2026. De sociale verkiezingen en hun drempels vindt u in sociale verkiezingen 2028, de preventiedienst in externe dienst voor preventie en de vertrouwenspersoon in psychosociale risico's. De verminderingen voor de eerste aanwervingen staan in RSZ-vermindering voor de eerste werknemer.

Payroll bedrijven voor een kmo: minder dan 50 werknemers

Een kmo met minder dan 50 werknemers heeft zelden iemand die voltijds de lonen doet. De zaakvoerder, een bediende of de boekhouder geeft de prestaties door. Wat zo'n werkgever van een payroll bedrijf nodig heeft:

1. Alles in één hand. Berekening, Dimona, DmfA, bedrijfsvoorheffing en de inning van de bijdragen. Een erkend secretariaat of een sociaal bureau dat ermee werkt, doet dat samen.
2. Kennis van zijn paritair comité. Een bakkerij, een bouwbedrijf en een groothandel hebben elk andere barema's, premies en sectorfondsen. Zoek uw comité op met paritair comité opzoeken.
3. Een vast aanspreekpunt. Bij een eerste ontslag of een arbeidsongeval wil een kleine werkgever iemand die zijn dossier kent.
4. Weinig werk aan zijn kant. Een portaal waarin u alles zelf invoert, is goedkoop in uren van de aanbieder en duur in uw eigen uren.

Software alleen past hier zelden: wie zelf aangeeft, draagt ook zelf de kennis van elk comité en elke wetswijziging. Een dienstverrichter zonder erkenning kan, als u de RSZ-betalingen zelf opvolgt. Hoe een kleine werkgever in Oost-Vlaanderen kiest, staat bij sociaal secretariaat voor kleine kmo's en in sociaal secretariaat kmo. Neemt u uw eerste werknemer in dienst, lees dan eerste werknemer aanwerven.

Payroll voor een middelgrote onderneming: 50 tot 249 werknemers

Vanaf 50 werknemers verandert de vraag. Er is vaak een hr-verantwoordelijke, soms meerdere vestigingen en meerdere comités, en er komen sociale verkiezingen, een analyseverslag over de lonen en later een rapport over de loonkloof bij. Wat dan telt:

• Sectorkennis in de breedte. Meerdere comités in één dossier, met elk hun indexering en premies.
• Rapportering. Loondata per categorie, per geslacht en per vestiging, op een manier die uw hr-verantwoordelijke zelf kan opvragen.
• Koppeling met uw eigen systemen. Tijdregistratie, planning en hr-software die gegevens naar de loonverwerking sturen. Waarom tijdregistratie telt, leest u in tijdregistratie verplicht.
• Een team in plaats van één persoon. Met vervanging bij verlof en een vaste dossierbeheerder.

Een erkend secretariaat blijft hier de gewone keuze. Sommige middelgrote ondernemingen nemen een eigen payrollmedewerker in dienst die met software van een secretariaat werkt: de berekening gebeurt dan in huis, de aangiften en de inning via het secretariaat.

Payroll voor een grote onderneming: 250 werknemers en meer

Een grote onderneming heeft meestal een eigen payrollteam. Het payroll bedrijf levert dan vaak minder de berekening en meer de infrastructuur: software, de aangiften, de inning, en de koppeling met de hr-systemen van de groep. Wat telt:

• Jaarlijkse rapportering over de loonkloof vanaf 250 werknemers, volgens de richtlijn.
• Een auditspoor. Wie wijzigde wat, en wanneer, in elke loonbrief.
• Internationale structuur. Werknemers in meerdere landen vragen global payroll, met in België een lokale partner. Welke partner uw Belgische aangiften indient, blijft de vraag die u stelt.
• Ondernemingsraad en comité. Sociale informatie en loongegevens voor de overlegorganen.

Wat wij niet doen, is een lijst van "marktleiders" per segment maken. De omvang van elk secretariaat, volgens wat het zelf publiceert, staat in de grootste sociale secretariaten. De vijf bekendste naast elkaar, met hun eigen gegevens, staan in Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena vergelijken.

Beslishulp: payroll bedrijven vergelijken per bedrijfsgrootte

Geef elk criterium een gewicht van 1 tot 3. De tabel geeft een vertrekpunt per segment; pas het aan uw eigen situatie aan.

De officiële lijst van erkende sociale secretariaten, alfabetisch

Dit zijn de 25 erkende sociale secretariaten met een actief hoofdkantoor op de lijst van 20 juni 2025, in alfabetische volgorde. De volgorde zegt niets over kwaliteit of grootte.

Bron: Belgisch Staatsblad, 15 juli 2025, FOD Sociale Zekerheid, lijst van de erkende sociale secretariaten van werkgevers en hun bijkantoren op 20 juni 2025. Namen en adressen kunnen sindsdien veranderd zijn. Hoe u kiest, met zeven criteria voor heel België, staat in sociaal secretariaat kiezen.

Payroll outsourcing of payrolling: wat in België niet mag

In Nederland bestaat payrolling: een payroll bedrijf wordt de juridische werkgever van uw personeel en leent het aan u uit. In België kan dat niet zomaar. Volgens de FOD Werkgelegenheid is het uitlenen van personeel met overdracht van werkgeversgezag in België verboden, met uitzonderingen in de wet van 24 juli 1987, zoals uitzendarbeid en de toegelaten terbeschikkingstelling voor een beperkte tijd.

Een Belgisch payroll bedrijf werkt daarom in uw naam: u blijft de werkgever, u tekent de contracten en u bent eindverantwoordelijk voor wat in uw naam wordt aangegeven. Een employer of record is een aparte constructie die u vooraf laat nakijken; de verschillen staan bij employer of record in België. Heeft uw onderneming geen vestiging in België, lees dan eerst buitenlandse werkgever. Wilt u van aanbieder veranderen, dan gaat het mandaat bij de RSZ alleen over bij de start van een kwartaal; een nieuwe dienstverrichter kan het tot 1 maand na het begin van het kwartaal starten. De stappen staan in sociaal secretariaat veranderen.

Business Centrum: een sociaal bureau in Gent, met Acerta

Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. In de tabel bovenaan is dat de tweede soort: wij zijn uw aanspreekpunt en verzorgen de verwerking, Acerta, erkend onder nummer 250, dient de aangiften in en int de bijdragen. Wie wat doet, staat taak per taak op sociaal bureau en Acerta. Wat zo'n verwerking kost en hoe prijzen zijn opgebouwd, leest u in kosten sociaal secretariaat.

Past dat bij uw onderneming, of zoekt u iets anders? Onze loonadministratie en de pagina payroll België beschrijven wat Business Centrum concreet doet. Laat u terugbellen en Business Centrum neemt contact op.