Structureel telewerk is werk dat de werknemer op regelmatige basis buiten uw bedrijfslocatie doet, meestal thuis, terwijl het ook bij u zou kunnen gebeuren. De regels staan in cao nr. 85 van 9 november 2005. De kern: telewerk is vrijwillig, u legt het per werknemer schriftelijk vast met 6 verplichte vermeldingen, en u draagt de kosten van de apparatuur en de verbindingen. Occasioneel telewerk, af en toe en om een concrete reden, volgt een lichter kader uit de wet van 5 maart 2017. Hieronder staat het verschil, wat in de bijlage moet en hoe u een telewerkbeleid invoert dat ook bij een ongeval of een grensarbeider standhoudt.
Wat is structureel telewerk?
Cao nr. 85 definieert telewerk als een vorm van organisatie van het werk waarbij een werknemer, met informatietechnologie, werkzaamheden die ook op uw bedrijfslocatie kunnen gebeuren, op regelmatige basis en niet incidenteel elders uitvoert. De werknemer kiest die plaats: zijn woning of een andere plaats.
Twee groepen vallen er niet onder:
- mobiele werknemers voor wie onderweg zijn bij het werk hoort, zoals vertegenwoordigers of technici die bij klanten werken;
- werk in een satellietkantoor van de werkgever, een lokaal dat u zelf ter beschikking stelt.
Een werknemer die vaste dagen per week thuiswerkt, is een structurele telewerker. Wie af en toe thuiswerkt door een treinstaking of een afspraak met de loodgieter, telewerkt occasioneel.
Structureel en occasioneel telewerk naast elkaar
| Structureel telewerk | Occasioneel telewerk | |
|---|---|---|
| Basis | Cao nr. 85 | Wet van 5 maart 2017, artikelen 22 tot 28 |
| Wanneer | Op regelmatige basis | Incidenteel, door overmacht of om een persoonlijke reden |
| Wie beslist | Beide partijen vrijwillig | De werknemer vraagt, u kunt weigeren met een schriftelijke reden |
| Geschrift | Verplicht, per werknemer, uiterlijk bij de start | Geen verplicht geschrift, wel onderlinge afspraken |
| Kosten | Voor de werkgever: apparatuur, verbindingen, communicatie | Afspraak over een eventuele vergoeding |
| Kader in de onderneming | Cao, reglement of individuele overeenkomst | Mag via cao of arbeidsreglement, verplicht is het niet |
| Arbeidsvoorwaarden | Dezelfde als op de bedrijfslocatie | Dezelfde als op de bedrijfslocatie |
Voor beide vormen geldt de welzijnswetgeving, en de telewerker houdt dezelfde rechten als zijn collega's op kantoor: hetzelfde loon, dezelfde maaltijdcheques als die voor zijn werkdagen gelden, dezelfde opleidingskansen en dezelfde collectieve rechten.
Structureel telewerk is vrijwillig
Telewerk gebeurt op vrijwillige basis voor werknemer en werkgever. Het kan in de oorspronkelijke functie zitten, of u spreekt het later af. Biedt u telewerk aan, dan mag de werknemer weigeren. Vraagt hij het, dan mag u weigeren. Er is geen wettelijk recht op structureel telewerk.
Zat het telewerk niet in de oorspronkelijke functieomschrijving, dan kan de beslissing ook weer ongedaan gemaakt worden, via een individuele of collectieve overeenkomst. Regel daarom in de bijlage hoe en met welke termijn een terugkeer naar kantoor verloopt. Een eenzijdige wijziging van de werkplek of het uurrooster kan anders botsen met het contract: zie mag een werkgever het uurrooster wijzigen.
De schriftelijke bijlage bij structureel telewerk
Voor elke telewerker afzonderlijk maakt u een schriftelijke overeenkomst, uiterlijk op het moment dat hij begint te telewerken. Loopt het contract al, dan wordt het een schriftelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Zonder geschrift mag de werknemer zijn werk op uw bedrijfslocatie doen of ernaar terugkeren.
Deze 6 vermeldingen moeten er minstens in:
| Vermelding uit artikel 6 van cao 85 | Wat u concreet invult |
|---|---|
| 1. Frequentie van het telewerk | Bijvoorbeeld twee dagen per week, en eventueel welke dagen thuis en welke op kantoor |
| 2. Bereikbaarheid | Tussen welke uren en via welke kanalen de telewerker bereikbaar is |
| 3. Technische ondersteuning | Wanneer hij de helpdesk kan bereiken |
| 4. Kosten | Welke kosten u vergoedt of betaalt, en hoe: forfait, verdeelsleutel of op bewijs |
| 5. Terugkeer naar de bedrijfslocatie | De voorwaarden, de termijn om het te melden, de duur en de verlenging van het telewerk |
| 6. De telewerkplaats | Het adres of de adressen die de werknemer kiest |
Daarnaast kan de bijlage de periode van de dag vermelden waarin telewerk mag. Dat lijkt een detail, maar het bepaalt mee of een ongeval thuis als arbeidsongeval vermoed wordt. U hoeft niet alle arbeidsvoorwaarden te herhalen: u mag verwijzen naar een cao en naar het arbeidsreglement. Ons addendum bij de arbeidsovereenkomst is een goede basis. Wanneer een geschreven contract in het algemeen verplicht is, leest u in is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht.
Kosten: wat de werkgever betaalt bij structureel telewerk
Cao nr. 85 verdeelt de kosten duidelijk:
- U stelt de apparatuur ter beschikking, installeert en onderhoudt ze, en betaalt de kosten van de verbindingen en de communicatie voor het telewerk.
- Gebruikt de werknemer zijn eigen apparatuur, dan betaalt u de installatie van software, de werking, het onderhoud en de afschrijving voor het telewerkdeel.
- Verlies of schade aan apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk zijn voor uw rekening.
- Valt de apparatuur uit of maakt overmacht het werk onmogelijk, dan betaalt u het loon verder.
In de praktijk betalen veel werkgevers een forfaitaire kantoorvergoeding. Die is vrij van RSZ en belasting tot € 164,21 per maand, als de werknemer gemiddeld minstens 1 werkdag per week structureel thuiswerkt. Daarbovenop kan een vergoeding voor eigen internet tot € 20 en voor een eigen pc tot € 20 per maand. De voorwaarden en de geschiedenis van die bedragen staan in thuiswerkvergoeding 2026. Andere kostenvergoedingen naast het thuiswerk behandelen we in forfaitaire onkostenvergoeding. Voor de dagen thuis is er geen woon-werkverkeer: zie vergoeding woon-werkverkeer.
Rekenvoorbeeld
Een bediende werkt twee dagen per week thuis met een laptop van de zaak, en gebruikt zijn eigen internet.
| Post | Per maand | RSZ en belasting |
|---|---|---|
| Forfaitaire kantoorvergoeding | tot € 164,21 | Vrij, want gemiddeld meer dan 1 dag per week thuis |
| Internetvergoeding | tot € 20 | Vrij binnen het maximum |
| Pc-vergoeding | geen, de laptop is van de zaak | Niet van toepassing |
Leg het bedrag en de voorwaarde in de bijlage vast. Zakt het thuiswerk onder het minimum, dan valt ook de vrijstelling weg.
Welzijn, arbeidsongevallen en controle
Welzijn. De welzijnswetgeving geldt ook thuis. U informeert de telewerker over uw beleid voor veiligheid en gezondheid, in het bijzonder voor beeldschermwerk, en hij past het toe. De interne preventiedienst mag de telewerkplek bezoeken om te controleren of de regels nageleefd worden, maar in een bewoond lokaal alleen aangekondigd en met akkoord van de telewerker. Wat uw externe dienst daarbij doet, leest u in externe dienst preventie, het geheel van uw plichten in welzijnswet.
Arbeidsongevallen. Artikel 7 van de arbeidsongevallenwet vermoedt dat een ongeval van een telewerker tijdens de uitvoering van zijn contract gebeurde, als het plaatsvindt op de plaats die schriftelijk als telewerkplaats vermeld is en tijdens de periode van de dag die daarvoor afgesproken is. Staat er geen plaats, dan geldt het vermoeden op zijn verblijfplaats of waar hij gewoonlijk telewerkt. Staat er geen periode, dan tijdens de uren die hij op kantoor zou werken. Een ongeval elders kan nog steeds een arbeidsongeval zijn, maar dan moet het slachtoffer het bewijzen. Hoe u een ongeval meldt, staat in arbeidsongeval melden.
Controle en gegevens. U neemt maatregelen om de gegevens van het werk te beschermen en informeert de telewerker over de regels voor het gebruik van IT en de sancties bij misbruik. Voor de controle van e-mail en internet geldt cao nr. 81: zie mag een werkgever mails controleren.
Arbeidstijd. De telewerker organiseert zijn werk zelf binnen de arbeidsduur van uw onderneming, met dezelfde werkbelasting en prestatienormen als op kantoor. Wat dat betekent voor tijdsregistratie, leest u in tijdregistratie verplicht. Vanaf 20 werknemers legt u ook afspraken over het recht op deconnectie vast.
Telewerk vanuit het buitenland
Telewerkt uw werknemer vanuit zijn woning in een ander land, dan kan dat zijn sociale zekerheid en zijn belasting veranderen. Werkt hij minstens 25% van zijn tijd in zijn woonland, dan geldt in principe de sociale zekerheid van dat land. Voor louter telewerk onder 50% bestaat een Europees kaderakkoord om Belgisch verzekerd te blijven, op gezamenlijke vraag. De regels en de aanvraag bij de RSZ staan in grensarbeider België Nederland en A1-formulier aanvragen.
Telewerk vanuit een vakantieadres in het buitenland is geen formaliteit. Leg in uw telewerkbeleid vast of het mag, en voor hoe lang.
Een telewerkbeleid invoeren in zeven stappen
- Bepaal welke functies in aanmerking komen. Telewerk moet verenigbaar zijn met het werk. Leg het criterium vast, zodat u gelijke gevallen gelijk behandelt.
- Kies het kader. Een telewerkbeleid als bijlage bij het arbeidsreglement voor de algemene regels, en per werknemer een individuele bijlage voor de dagen en de plaats. Een wijziging van het reglement volgt de procedure met 15 dagen voor opmerkingen.
- Informeer en raadpleeg de werknemersvertegenwoordigers, als u die hebt, over de invoering van telewerk.
- Leg de kosten vast. Apparatuur van de zaak of eigen materiaal, en welke forfaits u betaalt.
- Maak per werknemer de bijlage met de 6 vermeldingen, uiterlijk op de eerste telewerkdag.
- Regel welzijn en veiligheid. Informeer over beeldschermwerk en ergonomie, en spreek af hoe de preventiedienst de werkplek kan nakijken.
- Volg op. Telewerkt iemand vanuit het buitenland of verandert het aantal dagen, kijk dan de vergoeding en de sociale zekerheid opnieuw na. Voorkom ook dat een telewerker geïsoleerd raakt: cao 85 laat u hem op precieze tijdstippen terugroepen naar kantoor.
Fouten die we vaak zien
- Thuiswerken zonder bijlage. Dan mag de werknemer altijd terug naar kantoor, en de telewerkplaats is niet vastgelegd voor het vermoeden bij een ongeval.
- Een kantoorvergoeding zonder structureel thuiswerk. Zonder gemiddeld 1 dag per week is ze niet vrijgesteld.
- De kosten bij de werknemer leggen. Cao 85 legt ze bij u.
- Telewerk vanuit het buitenland toelaten zonder te rekenen. Boven 25% kan de sociale zekerheid van het hele loon verschuiven.
- Een telewerker strenger beoordelen of anders belonen dan zijn collega's op kantoor.
- Telewerk eenzijdig stopzetten zonder de afspraak over de terugkeer te volgen.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij schrijven uw telewerkbeleid als bijlage bij het arbeidsreglement en maken per werknemer de individuele bijlage met de verplichte vermeldingen. In de loonverwerking zetten we de kantoorvergoeding en de forfaits correct en vrijgesteld op de loonbrief, samen met Acerta, en we bewaken de voorwaarde van het structurele thuiswerk. Werkt iemand vanuit het buitenland, dan rekenen we na welk land bevoegd is. Meer over onze hulp bij contracten staat bij arbeidsovereenkomsten. Twijfelt u over een telewerkregeling, laat het nakijken voor u ze invoert.