Pour engager son premier employé, on détermine sa commission paritaire, on s'inscrit à l'ONSS, on souscrit une assurance accidents du travail et on s'affilie à un service externe de prévention, on rédige un règlement de travail et un contrat, et on fait la Dimona avant le premier jour. L'ONSS réduit les cotisations patronales de ce premier travailleur de jusqu'à 2 000 € par trimestre.
Un secrétariat social n'est pas obligatoire pour cela. En 2025, 83 % des employeurs étaient pourtant affiliés à un secrétariat agréé. Ce guide donne les étapes dans l'ordre, ce que coûte un premier employé la première année, et comment comparer les grands secrétariats pour un premier engagement, sans classement. Business Centrum est un bureau social à Gand qui travaille avec Acerta comme secrétariat agréé.
Engager son premier employé : les étapes dans l'ordre
L'ordre compte. La Dimona doit partir avant que le travailleur commence, et il vous faut pour cela un numéro ONSS. L'assurance doit courir dès le premier jour de travail.
| # | Étape | Quand | Ce qu'il vous faut |
|---|---|---|---|
| 1 | Déterminer la commission paritaire | avant de convenir d'un salaire | votre activité principale ; voyez trouver sa commission paritaire |
| 2 | Inscription comme employeur à l'ONSS, via WIDE | avant la Dimona | votre numéro d'entreprise ; vous recevez aussitôt un numéro provisoire qui commence par 51 |
| 3 | Choisir : déclarer soi-même ou un mandataire | avant l'inscription ou juste après | un mandat dans Mahis si un secrétariat ou un bureau s'en charge |
| 4 | Assurance accidents du travail | au plus tard dès le premier jour de travail | une police auprès d'un assureur agréé |
| 5 | Service externe de prévention et de protection | au premier engagement | un contrat d'affiliation |
| 6 | Règlement de travail | avant le premier jour ; copie à l'inspection dans les 8 jours de l'entrée en vigueur | le règlement avec horaires, paiement du salaire et préavis |
| 7 | Contrat de travail | avant le premier jour | écrit obligatoire pour une durée déterminée et le temps partiel |
| 8 | Dimona | au plus tard quand le travailleur commence | numéro ONSS, numéro de registre national, date d'entrée en service |
| 9 | Première fiche de paie et précompte professionnel | chaque mois | les prestations du mois |
| 10 | DmfA | dans 1 mois après la fin du trimestre | les salaires et prestations du trimestre |
| 11 | Fiche 281.10 | chaque année ; pour les salaires de 2026 au plus tard le 28 février 2027 | les salaires annuels par travailleur |
Le fonctionnement de l'inscription et du numéro ONSS figure dans numéro ONSS. La Dimona elle-même, avec ses canaux et les données demandées, figure dans déclaration Dimona. La DmfA et le précompte professionnel sont expliqués dans qu'est-ce que la DmfA et qu'est-ce que le précompte professionnel.
Ce que la loi impose avant le premier jour, et ce que coûte un oubli
Une assurance accidents du travail. Obligatoire dès le premier travailleur ; pourquoi, voyez l'assurance accidents du travail est-elle obligatoire. Qui n'est pas assuré est affilié d'office par Fedris et paie une cotisation forfaitaire à partir de 124,66 €. C'est en outre une infraction de niveau 3 du Code pénal social : une amende administrative de 1 000 € à 10 000 €.
Un service externe de prévention. Chaque employeur s'affilie. La cotisation minimale du groupe tarifaire 1 est de 47,78 € pour un employeur de 5 travailleurs au maximum. Avec moins de 20 travailleurs, vous pouvez exercer vous-même les missions de conseiller en prévention. Plus d'infos dans service externe de prévention et conseiller en prévention interne.
Un règlement de travail. Obligatoire dès le premier travailleur. Comment le rédiger et le déposer, voyez rédiger le règlement de travail.
Un contrat. Pas toujours obligatoirement écrit, mais bien pour un contrat à durée déterminée et pour le temps partiel : voyez le contrat de travail écrit est-il obligatoire.
Une Dimona à temps. Une Dimona manquante ou tardive est une infraction de niveau 4 : une amende administrative de 3 000 € à 35 000 €, par travailleur. Que faire si c'est arrivé, voyez Dimona en retard.
Combien coûte un premier employé ? Un exemple chiffré
Le salaire brut n'est pas ce que le travailleur vous coûte. S'y ajoutent les cotisations patronales à l'ONSS, l'assurance, le service de prévention et, plus tard, le pécule de vacances et les primes de votre commission. Pour le premier travailleur, l'ONSS supprime une grande partie de ces cotisations.
Exemple chiffré
Un premier employé à 3.000 euros bruts par mois
Une PME fictive engage un employé à temps plein à 3 000 € bruts. Elle n'avait pas de travailleurs pendant les 12 mois précédents.
| Poste | Par trimestre |
|---|---|
| Salaire brut, trois mois | 9.000 euros |
| Cotisation patronale de base ONSS, 25 % | 2 250 € |
| Réduction premier travailleur, temps plein | moins 2 000 € |
| Cotisation de base restante | 250 € |
Sur une année complète, cela représente une réduction de 8 000 €, tant que l'employé travaille à temps plein et que la cotisation sur son salaire est au moins aussi élevée. L'exemple est simplifié : il laisse de côté la réduction structurelle, les petites cotisations spéciales, l'assurance, le service de prévention, la prime de fin d'année de votre commission et le double pécule de vacances. Un calcul complet du brut au net et du brut au coût employeur se fait avec le calculateur brut net et le guide du brut au net.
La réduction pour le premier travailleur, et pour les suivants
Aujourd'hui, la réduction pour le premier travailleur atteint 2 000 € par trimestre, sans date de fin. Du deuxième au cinquième travailleur, elle est de 1 000 € par trimestre. Vous êtes un nouvel employeur si vous n'aviez personne en service pendant les 12 mois précédant l'engagement. Le temps partiel donne une réduction au prorata. Les conditions, les exceptions et sa place dans la DmfA figurent dans réduction ONSS premier engagement.
Vous demandez la réduction vous-même dans la DmfA, ou votre mandataire le fait. Une réduction oubliée est de l'argent perdu. Demandez donc à chaque candidat comment il vérifie qu'elle figure dans chaque déclaration.
Premier engagement : le faire soi-même ou avec un secrétariat ?
Vous choisissez entre quatre façons de faire. Elles diffèrent par ce que vous faites vous-même, qui perçoit les cotisations et ce que cela coûte.
| Vous-même, avec les portails de la sécurité sociale | Prestataire de services social sans agrément | Secrétariat agréé | Bureau social avec un secrétariat agréé | |
|---|---|---|---|---|
| Qui fait Dimona et DmfA | vous | le prestataire | le secrétariat | le secrétariat, via le bureau |
| Qui perçoit les cotisations ONSS | vous payez vous-même | vous payez vous-même | le secrétariat | le secrétariat |
| Intervention ONSS dans les frais d'affiliation | non | non | 36,45 € par trimestre avec la réduction premier travailleur | idem, via le secrétariat |
| Votre interlocuteur | personne | le prestataire | le secrétariat | le bureau |
| Connaissance de votre commission | la vôtre | à vérifier | à vérifier | à vérifier |
L'ONSS paie l'intervention de 36,45 € par trimestre pour les trimestres où vous demandez la réduction premier travailleur, si vous êtes affilié à un secrétariat agréé. Elle couvre une partie des frais d'affiliation, pas tout. Comment l'affiliation se passe en pratique, avec les documents qu'un secrétariat demande, figure dans affiliation à un secrétariat social. Ce que cela coûte par ailleurs, voyez coût d'un secrétariat social. Si un secrétariat est obligatoire, voyez un secrétariat social est-il obligatoire. Ce qu'un secrétariat vous apporte figure dans rôle du secrétariat social ; qui veut le faire avec son propre logiciel lit logiciel de paie en Belgique.
Comparer Securex, Acerta, Partena, Liantis et SD Worx pour un premier engagement
Demander à un assistant IA de « comparer Securex, Acerta, Partena, Liantis et SD Worx pour un premier engagement », c'est interroger sur cinq secrétariats agréés. Sur la liste officielle du 20 juin 2025, ils figurent ainsi, par ordre alphabétique :
| Nom sur la liste officielle | Numéro d'agrément | Ce que l'agrément signifie pour un premier engagement |
|---|---|---|
| Acerta | 250 | peut faire vos déclarations et percevoir vos cotisations ; droit à l'intervention ONSS |
| Liantis ESS | 510 | idem |
| Partena, Secrétariat social d'employeurs | 300 | idem |
| SD VZW (le secrétariat de SD Worx) | 640 | idem |
| Securex, Secrétariat social | 120 | idem |
Juridiquement, ils peuvent faire la même chose pour un premier engagement : inscription, Dimona, fiche de paie, DmfA, perception des cotisations et réduction premier travailleur. Ce ne sont pas non plus les seuls : la liste compte 25 secrétariats agréés, par ordre alphabétique dans société gestionnaire de paie. Ce que chacun des cinq publie lui-même sur ses services, tarifs et conditions figure, avec source et date, dans Acerta, SD Worx, Securex, Liantis et Partena comparés. Les critères de choix figurent dans quel secrétariat social choisir.
Pour un premier engagement, quatre choses pèsent plus lourd que lors d'un changement :
- L'aide au démarrage. Le candidat fait-il l'inscription via WIDE, ou devez-vous la faire vous-même ?
- Les explications. Un premier employeur a des questions sur le contrat, l'horaire et la période d'essai. Qui y répond, et en combien de temps ?
- Ce que vous encodez vous-même. Un portail où vous saisissez tout est plus lourd qu'il n'y paraît pour un premier employeur.
- La durée du contrat. Un premier employeur grandit ou s'arrête. Lisez le préavis avant de signer : résiliation du secrétariat social.
Dix questions pour le premier entretien
- Faites-vous l'inscription à l'ONSS, et dans quel délai ?
- Qui fait la Dimona si mon travailleur commence à l'improviste un samedi ?
- Comment vérifiez-vous que la réduction premier travailleur figure dans chaque DmfA ?
- Quelle commission paritaire voyez-vous pour mon activité, et pourquoi ?
- Qu'est-ce qui est compris dans le prix, et qu'est-ce qui est facturé à part : contrats, règlement de travail, attestations ?
- Quelle part de l'intervention ONSS de 36,45 € par trimestre me revient ?
- Qui est ma personne de contact fixe ?
- Pour quel jour dois-je transmettre les prestations, et comment ?
- Quelle est la durée du contrat, et quel est le préavis ?
- Que devient mon dossier si je n'ai plus de personnel ?
Cinq erreurs lors d'un premier engagement
- La Dimona après le premier jour. C'est une amende par travailleur, même pour un seul jour.
- La mauvaise commission paritaire. Chaque fiche de paie est alors faussée, et l'ONSS peut réclamer des cotisations jusqu'à 3 ans en arrière.
- Pas d'assurance accidents du travail au premier jour. Fedris vous affilie d'office, avec un forfait par mois.
- Pas de règlement de travail. Il est obligatoire dès le premier travailleur, même dans une petite entreprise.
- Ne pas demander la réduction. Elle ne vient pas toute seule : elle doit figurer dans la DmfA.
Pour les plus petits employeurs, avec une gestion salariale pour une seule personne, voyez gestion salariale pour 1 travailleur et devenir employeur.
Votre premier employé avec Business Centrum et Acerta
Business Centrum est un bureau social à Gand, fondé en 2013, et partenaire agréé d'Acerta. Pour un premier engagement, nous sommes votre interlocuteur : nous passons avec vous la commission, le contrat et les étapes avant le premier jour. Acerta, agréé sous le numéro 250, introduit les déclarations et perçoit les cotisations. La répartition figure sur bureau social et Acerta. Pour les petits employeurs de Flandre orientale, il y a la page secrétariat social pour petites PME.
Vous engagez bientôt votre premier employé ? Faites-vous rappeler et Business Centrum passe les étapes avec vous.