Un contrat de remplacement est un contrat de travail conclu pour remplacer un travailleur dont le contrat est suspendu, par exemple pour maladie ou congé de maternité. L'article 11ter de la loi relative aux contrats de travail exige un écrit avec 3 mentions, au plus tard au début. Il dure au maximum 2 ans, ne doit pas avoir de date de fin et peut prendre fin sans préavis quand le travailleur remplacé revient.
Un travailleur est absent pour des mois et le travail doit continuer. Si vous engagez un remplaçant, vous avez trois options : un contrat à durée déterminée, un intérimaire ou un contrat de remplacement. Ce guide traite de la dernière, avec les règles en vigueur au 1er novembre 2026. Il décrit la loi et les explications du SPF Emploi. Pour un contrat concret ou un litige, un avis personnel reste nécessaire.
Qu'est-ce qu'un contrat de remplacement ?
La loi ne donne pas de définition propre, mais décrit ce qui est permis. Le texte officiel de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, article 11ter, § 1er, dit : « Celui qui remplace un travailleur dont l'exécution du contrat est suspendue pour un motif autre que le manque de travail résultant de causes économiques, d'intempéries, de grève ou de lock-out, peut être engagé dans des conditions qui dérogent aux règles prévues par la présente loi en ce qui concerne la durée du contrat et le délai de préavis. »
Deux dérogations, donc. La première porte sur la durée : le contrat de remplacement n'a pas besoin de date de fin et court aussi longtemps que dure l'absence. La seconde porte sur le préavis : vous pouvez convenir qu'il prend fin avec un préavis plus court, ou sans préavis, au moment où le travailleur remplacé reprend son travail. Pour tout le reste, le remplaçant est un travailleur ordinaire, avec les mêmes règles salariales, la même déclaration Dimona et le même barème de votre commission paritaire.
Selon le SPF, le contrat de remplacement est « en principe un contrat de travail conclu à durée indéterminée ». Cela paraît étrange pour un remplacement temporaire, mais c'est le cœur du système : un contrat sans date de fin, à durée indéterminée, dont la fin dépend du retour de quelqu'un d'autre. Vous ne devez donc pas inscrire de date de fin dans le contrat. Vous y écrivez que le contrat prend fin au retour du travailleur remplacé.
Le remplaçant ne doit pas faire le même travail que le travailleur absent. Le SPF écrit qu'il « ne doit pas obligatoirement occuper le poste du travailleur qu'il remplace ». Vous pouvez donc répartir le travail autrement : un collègue reprend les tâches du malade, et le remplaçant reprend celles de ce collègue.
Quand pouvez-vous conclure un contrat de remplacement ?
Le travailleur remplacé doit toujours être en service et son contrat doit être suspendu. Ce qu'est une suspension et quels motifs existent, vous le lisez dans suspension du contrat de travail. Toutes les suspensions ne comptent pas.
| Situation du travailleur absent | Contrat de remplacement possible ? |
|---|---|
| Maladie ou accident, même de longue durée | Oui |
| Repos de maternité, protection de la maternité | Oui |
| Congé parental ou autre congé thématique | Oui, aussi à temps partiel s'il est à durée limitée |
| Crédit-temps à durée limitée | Oui, aussi à temps partiel |
| Vacances annuelles | Oui |
| Reprise progressive du travail après une maladie | Oui, pour les heures qui tombent |
| Travail adapté après une incapacité de travail (article 31/1) | Oui, depuis le 15 février 2018, pour les heures qui tombent |
| Chômage temporaire pour causes économiques ou intempéries | Non |
| Grève ou lock-out | Non |
| Travailleur pensionné ou en chômage avec complément d'entreprise | Non, il ne fait plus partie du personnel |
| Réduction à temps partiel à durée indéterminée | Non |
La règle est une suspension totale : le travailleur remplacé ne fournit plus aucune prestation. Le SPF fait une exception pour l'interruption de carrière et le crédit-temps, à condition que la réduction ait une durée limitée. Deux exemples donnés par le SPF lui-même : un travailleur qui prend 1 an de crédit-temps à mi-temps pour suivre une formation, et un travailleur qui prend 20 mois d'interruption de carrière à 1/5 dans le cadre d'un congé parental. Dans les deux cas, un remplaçant peut reprendre les heures libérées. La manière de traiter une demande de congé parental est décrite dans refuser un congé parental en tant qu'employeur.
Le paragraphe 2 de l'article 11ter permet aussi le remplacement d'une personne dont la situation juridique est réglée unilatéralement par l'autorité et qui n'exerce pas ses fonctions, ou seulement à temps partiel. Cela concerne surtout les employeurs de l'enseignement et du secteur public.
Les trois mentions obligatoires du contrat de remplacement
Un contrat de remplacement n'existe que par écrit. Le texte officiel de l'article 11ter : « Le motif, l'identité du ou des travailleur(s) remplacé(s) et les conditions de cet engagement doivent être constatés par écrit pour chaque travailleur individuellement, au plus tard au moment de l'entrée en service de celui-ci. » Le papier ou la voie électronique suffisent, comme pour tout contrat de travail écrit.
| Mention | Exemple | Si elle manque |
|---|---|---|
| Le motif du remplacement | « en remplacement d'une travailleuse en repos de maternité » | Selon le SPF, la majorité des cours du travail estiment qu'il s'agit d'un contrat à durée indéterminée |
| L'identité du travailleur remplacé | Nom et prénom, éventuellement la fonction | Idem |
| Les conditions de l'engagement | Au moins la durée et la manière dont le contrat prend fin, par exemple « prend fin sans préavis le jour où le travailleur remplacé reprend le travail » | Idem ; sans règle de fin, les règles ordinaires de préavis s'appliquent |
| Pas d'écrit au début | La loi elle-même : les mêmes conditions qu'un contrat à durée indéterminée |
Si un même remplaçant remplace successivement deux travailleurs absents, chaque remplacement doit avoir son propre écrit, avec le bon nom et le bon motif. Une phrase comme « en remplacement du personnel absent » ne suffit pas : l'identité doit y figurer.
Outre ces trois mentions, l'obligation d'information ordinaire vaut pour toute nouvelle relation de travail : fonction, lieu, salaire, durée du travail. Elles figurent dans le contrat ou dans une annexe. Si vous voulez modifier quelque chose plus tard, comme l'horaire, vous travaillez avec un avenant au contrat de travail.
Combien de temps peut durer un contrat de remplacement ?
La durée suit l'absence, mais avec un plafond. L'article 11ter, dans son texte officiel : la durée du contrat de remplacement « ne peut dépasser deux ans ». La même limite de 2 ans vaut pour des contrats de remplacement successifs sans interruption imputable au travailleur. Selon le SPF, peu importe qu'il s'agisse du même motif ou de la même personne remplacée.
En cas de dépassement, la loi dit : « le contrat est soumis aux mêmes conditions que les contrats conclus pour une durée indéterminée. » L'accord sur la fin sans préavis disparaît alors.
Le SPF cite deux exceptions aux deux ans :
- Une interruption imputable au travailleur. Si le remplaçant a lui-même refusé un nouveau contrat parce qu'il avait trouvé un emploi ailleurs, ou s'il a pris un congé pour convenances personnelles, un nouveau délai de deux ans commence après cette interruption.
- Le remplacement d'une interruption de carrière ou d'un crédit-temps. Il peut alors être dérogé à la durée maximale. Le SPF cite à cet effet, outre l'article 11ter, l'article 104 de la loi de redressement du 22 janvier 1985.
La série mixte : durée déterminée et remplacement ensemble
Depuis le 8 mai 2023, l'article 11quater s'applique aussi. Une série qui mêle des contrats à durée déterminée et des contrats de remplacement ne peut, sans interruption imputable au travailleur, dépasser ensemble 2 ans. Un contrat de remplacement ne compte pas, une seule fois : quand il suit une série de contrats à durée déterminée justifiée par la nature du travail ou par un autre motif légitime. L'ensemble ne peut alors pas dépasser 3 ans.
Si vous avez d'abord donné trois contrats de six mois et voulez ensuite conclure un contrat de remplacement, vous comptez donc toute la série ensemble. Le fonctionnement de la série de contrats à durée déterminée elle-même est expliqué dans contrats à durée déterminée successifs.
Contrat de remplacement ou contrat à durée déterminée : l'aide à la décision
Un remplacement peut aussi se faire avec un contrat ordinaire à durée déterminée. Le choix dépend de ce que vous savez de l'absence.
| Vous savez... | Meilleur choix | Pourquoi |
|---|---|---|
| Pas quand le travailleur revient, par exemple en cas de maladie | Contrat de remplacement | Il court jusqu'au retour et peut alors prendre fin sans préavis |
| La date de fin fixe, par exemple un crédit-temps jusqu'à un jour précis | Les deux sont possibles ; la durée déterminée est plus simple | Le contrat prend fin de lui-même à la date convenue |
| Que l'absence peut durer plus de deux ans | Contrat de remplacement en surveillant le plafond, ou un engagement fixe | Après 2 ans, il devient un contrat ordinaire à durée indéterminée |
| Que vous voudrez peut-être laisser partir le remplaçant plus tôt | Contrat de remplacement | Mettre fin plus tôt à un contrat à durée déterminée coûte en général une indemnité |
| Que vous n'avez besoin du travail que quelques semaines | Contrat à durée déterminée ou intérim | Peu d'administration ; voir le coût d'une agence d'intérim |
La grande différence se trouve dans la fin. Le SPF écrit que, lorsqu'un contrat à durée déterminée sert à remplacer un travailleur absent, il « prend fin uniquement au terme prévu du contrat », et qu'« on ne peut pas déroger aux règles ordinaires de rupture du contrat à durée déterminée lorsque la personne remplacée reprend son travail ». Si le travailleur malade revient deux mois plus tôt, le contrat à durée déterminée continue simplement. Comment mettre fin plus tôt à un tel contrat, vous le lisez dans résilier un contrat à durée déterminée et dans le modèle de préavis pour un contrat à durée déterminée.
Une deuxième différence concerne la maladie du remplaçant lui-même. Un employé sous contrat à durée indéterminée, ou à durée déterminée d'au moins trois mois, reçoit selon l'article 70 les 30 premiers jours de salaire garanti. Un employé sous contrat à durée déterminée de moins de 3 mois reçoit selon l'article 71 son salaire complet pendant 7 jours, et suit pour le reste le régime des ouvriers.
La fin du contrat de remplacement au retour du travailleur
Quand le travailleur remplacé revient, vous suivez ce que prévoit le contrat. Le SPF : « Les parties peuvent en effet prévoir que le contrat de remplacement sera rompu moyennant un délai de préavis réduit, voire pas de préavis du tout, au moment où le travailleur remplacé reprendra ses fonctions. »
Trois accords possibles :
- Fin sans préavis. Le contrat prend fin le jour où le travailleur remplacé reprend le travail. C'est la formule la plus utilisée.
- Fin avec un préavis réduit. Par exemple une semaine après le jour où le travailleur remplacé reprend le travail. Cela laisse du temps au remplaçant et vous permet une passation.
- Pas d'accord. Les règles ordinaires de préavis s'appliquent alors, comme pour un contrat ordinaire à durée indéterminée.
Prévenez le remplaçant de la date de retour du travailleur absent dès que vous la connaissez. La loi ne l'exige pas, mais cela évite les discussions sur le dernier jour de travail. Même en cas de fin sans préavis, vous établissez les documents sociaux de fin de contrat, avec le formulaire C4 et une Dimona de sortie.
Le contrat de remplacement prend fin pour une autre raison ?
Le délai de préavis ordinaire s'applique alors. Le SPF : « Si le contrat de remplacement prend fin pour une autre raison que le retour du travailleur remplacé (ou la rupture du contrat de celui-ci), il faut alors appliquer les règles ordinaires de préavis. »
Cela arrive plus souvent qu'on ne le pense :
- le remplaçant démissionne lui-même ;
- vous voulez laisser partir le remplaçant alors que le travailleur absent n'est pas encore revenu ;
- le contrat du travailleur remplacé prend fin, par exemple pour force majeure médicale, et vous ne voulez pas garder le remplaçant.
Pour les contrats dont l'exécution commence à partir du 1er août 2026, le préavis donné par l'employeur pendant les 6 premiers mois est de 1 semaine. Ensuite, le tableau ordinaire s'applique. Le tableau complet figure dans délai de préavis 2026 et le contexte dans les nouveaux délais de préavis de 2026. Si vous choisissez une rupture plutôt qu'un préavis, vous calculez une indemnité de rupture.
Un licenciement du remplaçant reste un licenciement ordinaire, avec les mêmes étapes que pour tout travailleur : voir licencier un travailleur. Si la remplaçante est enceinte, la protection contre le licenciement s'applique comme pour toute travailleuse. Ce qu'un travailleur peut demander après six mois de service sur le motif de son licenciement est décrit dans motivation du licenciement.
Exemple de calcul : un remplaçant pour un comptable malade
Exemple chiffré
Un grossiste gantois a un comptable, Pieter, malade depuis début janvier 2027. Personne ne sait pour combien de temps. L'employeur engage Sofie à partir du lundi 11 janvier 2027, comme employée.
- Le contrat. Le vendredi 8 janvier, ils signent un contrat de remplacement avec les 3 mentions : motif « maladie », travailleur remplacé « Pieter, comptable », et les conditions : durée indéterminée, sans date de fin, fin sans préavis le jour où Pieter reprend le travail. La Dimona est faite au plus tard au début, le lundi.
- Pieter revient le lundi 6 septembre 2027. Le contrat de Sofie prend fin ce jour-là sans préavis. L'employeur établit le formulaire C4 et la Dimona de sortie.
- Autre scénario : l'employeur veut laisser partir Sofie le lundi 5 avril 2027, alors que Pieter est toujours malade. C'est une autre raison que le retour, donc les règles ordinaires s'appliquent. Le contrat a commencé après le 1er août 2026 et Sofie compte moins de 6 mois de service : le préavis est de 1 semaine.
- Encore un scénario : Pieter revient en juin, et Sofie remplace aussitôt Lotte, qui part en repos de maternité. Ils signent pour cela un nouveau contrat de remplacement avec le nom et le motif de Lotte. Les deux contrats comptent ensemble. Deux ans à partir du 11 janvier 2027 signifient que le remplacement prend fin au plus tard le mercredi 10 janvier 2029. S'il dure plus longtemps, Sofie a un contrat ordinaire à durée indéterminée.
- Sofie tombe elle-même malade. Elle a un contrat à durée indéterminée, elle reçoit donc comme employée les 30 premiers jours de salaire garanti.
Contrat de remplacement en cas d'absence à temps partiel
Le remplacement d'heures est le côté le moins connu de l'article 11ter. Trois situations :
Interruption de carrière et crédit-temps à durée limitée. Un travailleur qui prend 20 mois de congé parental à 1/5 travaille un jour de moins par semaine. Un remplaçant peut reprendre ce jour avec un contrat de remplacement à temps partiel. Ce contrat suit aussi les règles du travail à temps partiel : un écrit avec le régime de travail et l'horaire à temps partiel.
Reprise progressive du travail. Selon le SPF, vous pouvez conclure un contrat de remplacement pour un travailleur « qui reprend partiellement et progressivement le travail après une période d'incapacité de travail ». Le fonctionnement de cette reprise est décrit dans reprise progressive du travail.
Travail adapté. Depuis le 15 février 2018, l'article 11ter, § 3 permet aussi le remplacement d'un travailleur en incapacité de travail qui, avec votre accord, effectue temporairement un travail adapté ou un autre travail, « pour ce qui concerne les heures de travail de son régime normal de travail pour lesquelles ce travailleur en incapacité de travail n'effectue pas de prestations de travail ». Cela s'inscrit dans un trajet de réintégration.
Une réduction sans date de fin ne compte pas. Si un travailleur passe définitivement à quatre cinquièmes, il n'y a plus de suspension à remplacer, et un engagement ordinaire est la voie à suivre.
Erreurs fréquentes avec un contrat de remplacement
- Signer trop tard. L'écrit doit exister au plus tard le jour de l'entrée en service.
- Pas de nom du travailleur remplacé. « En remplacement d'un collègue malade » sans nom manque une mention obligatoire.
- Pas de règle de fin. Sans accord sur la fin, les règles ordinaires de préavis s'appliquent au retour.
- Un contrat à durée déterminée avec une clause de retour. Si vous fixez une date de fin, vous ne pouvez pas faire prendre fin au contrat lors d'un retour anticipé.
- Oublier les deux ans. Les remplacements successifs comptent ensemble, même pour des collègues différents.
- Remplacer en cas de chômage économique. La loi l'exclut.
- Remplacer un pensionné. Un travailleur pensionné ne fait plus partie du personnel. Cela devient un engagement ordinaire.
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Ce que Business Centrum fait pour vous
Business Centrum est un bureau social à Gand, fondé en 2013, et partenaire agréé d'Acerta. Pour un remplacement, Business Centrum vous aide avec le contrat de remplacement et les mentions obligatoires, la Dimona au début et à la fin, le traitement salarial du remplaçant et du travailleur remplacé, et les documents sociaux quand le contrat prend fin. Les déclarations passent par Acerta, secrétariat agréé n° 250, qui les introduit. La rédaction des contrats est décrite dans contrats de travail et le traitement dans gestion salariale. La répartition du travail entre Business Centrum et Acerta est décrite dans Business Centrum et Acerta.
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