Een vervangingsovereenkomst is een arbeidsovereenkomst om een werknemer te vervangen wiens contract geschorst is, bijvoorbeeld door ziekte of moederschapsrust. Artikel 11ter van de arbeidsovereenkomstenwet vraagt een geschrift met 3 vermeldingen, uiterlijk bij de start. Ze duurt hoogstens 2 jaar en mag eindigen zonder opzeg wanneer de vervangen werknemer terugkomt.
Een werknemer valt voor maanden uit en het werk moet door. Wie dan een vervanger aanwerft, heeft drie keuzes: een contract van bepaalde duur, een uitzendkracht of een vervangingsovereenkomst. Deze gids gaat over die laatste, met de stand van 1 november 2026. Hij beschrijft de wet en de uitleg van de FOD Werkgelegenheid. Voor een concreet contract of een geschil blijft persoonlijk advies nodig.
Wat is een vervangingsovereenkomst?
De wet geeft geen eigen definitie, maar beschrijft wat mag. Artikel 11ter, §1 zegt: "Hij die een werknemer vervangt wiens arbeidsovereenkomst is geschorst om een andere reden dan gebrek aan werk wegens economische oorzaken, slecht weer, staking of lock-out, kan in dienst worden genomen onder voorwaarden die afwijken van deze wet, wat de duur van de overeenkomst en de opzeggingstermijn betreft."
Twee afwijkingen dus. De eerste gaat over de duur: de overeenkomst hoeft geen vaste einddatum te hebben en loopt zolang de afwezigheid duurt. De tweede gaat over de opzeg: u mag afspreken dat ze eindigt met een kortere opzeg, of zonder opzeg, op het moment dat de vervangen werknemer zijn werk weer opneemt. Voor al de rest is de vervanger een gewone werknemer, met dezelfde loonregels, dezelfde Dimona-aangifte en hetzelfde barema van uw paritair comité.
Volgens de FOD wordt een vervangingsovereenkomst "in beginsel afgesloten voor onbepaalde tijd". Dat klinkt vreemd voor een tijdelijke vervanging, maar het is de kern: het is een contract van onbepaalde duur met een einde dat aan de terugkeer van iemand anders hangt.
De vervanger hoeft niet hetzelfde werk te doen als de afwezige werknemer. De FOD schrijft dat hij "niet noodzakelijk de post van de werknemer die hij vervangt" bekleedt. U mag het werk dus herverdelen: een collega neemt de taken van de zieke over, en de vervanger neemt de taken van die collega.
Wanneer mag u een vervangingsovereenkomst sluiten?
De vervangen werknemer moet nog in dienst zijn en zijn contract moet geschorst zijn. Wat een schorsing is en welke redenen er bestaan, leest u in schorsing van de arbeidsovereenkomst. Niet elke schorsing telt mee.
| Situatie van de afwezige werknemer | Vervangingsovereenkomst mogelijk? |
|---|---|
| Ziekte of ongeval, ook langdurig | Ja |
| Moederschapsrust, moederschapsbescherming | Ja |
| Ouderschapsverlof of ander thematisch verlof | Ja, ook deeltijds als het van bepaalde duur is |
| Tijdskrediet van bepaalde duur | Ja, ook deeltijds |
| Jaarlijkse vakantie | Ja |
| Progressieve werkhervatting na ziekte | Ja, voor de uren die wegvallen |
| Aangepast werk na arbeidsongeschiktheid (artikel 31/1) | Ja, sinds 15 februari 2018, voor de uren die wegvallen |
| Tijdelijke werkloosheid wegens economische oorzaken of slecht weer | Nee |
| Staking of lock-out | Nee |
| Werknemer met pensioen of met werkloosheid met bedrijfstoeslag | Nee, hij hoort niet meer bij het personeel |
| Deeltijdse vermindering van onbepaalde duur | Nee |
De regel is een volledige schorsing: de vervangen werknemer levert geen enkele prestatie meer. De FOD maakt een uitzondering voor loopbaanonderbreking en tijdskrediet, op voorwaarde dat de vermindering een bepaalde duur heeft. Twee voorbeelden die de FOD zelf geeft: een werknemer die 1 jaar halftijds tijdskrediet neemt voor een opleiding, en een werknemer die 20 maanden een 1/5-loopbaanonderbreking neemt in het kader van ouderschapsverlof. In beide gevallen mag een vervanger de vrijgekomen uren opnemen. Hoe u een aanvraag voor ouderschapsverlof behandelt, staat in ouderschapsverlof weigeren als werkgever.
Paragraaf 2 van artikel 11ter laat ook de vervanging toe van een persoon met een statuut dat de overheid eenzijdig regelt en die zijn ambt niet of slechts deeltijds uitoefent. Dat raakt vooral werkgevers in het onderwijs en de publieke sector.
De drie verplichte vermeldingen in de vervangingsovereenkomst
Een vervangingsovereenkomst bestaat alleen op papier. Artikel 11ter: "De reden, de identiteit van de vervangen werknemer(s) en de voorwaarden van die indienstneming moeten schriftelijk voor elke werknemer afzonderlijk worden vastgesteld uiterlijk op het tijdstip waarop deze werknemer in dienst treedt." Papier of elektronisch volstaat, zoals bij elke schriftelijke arbeidsovereenkomst.
| Vermelding | Voorbeeld | Als ze ontbreekt |
|---|---|---|
| De reden van de vervanging | "ter vervanging van een werknemer met moederschapsrust" | Volgens de FOD oordelen de meeste arbeidshoven dat het een contract van onbepaalde duur is |
| De identiteit van de vervangen werknemer | Naam en voornaam, eventueel de functie | Idem |
| De voorwaarden van de aanwerving | Minstens de duur en hoe de overeenkomst eindigt, bijvoorbeeld "eindigt zonder opzeg op de dag dat de vervangen werknemer het werk hervat" | Idem; zonder einderegel gelden de gewone opzegregels |
| Geen geschrift bij de start | De wet zelf: dezelfde voorwaarden als een contract van onbepaalde duur |
Vervangt één vervanger na elkaar twee afwezige werknemers, dan hoort elke vervanging een eigen geschrift te hebben, met de juiste naam en reden. Een zin als "ter vervanging van afwezig personeel" volstaat niet: de identiteit moet erin staan.
Naast die drie vermeldingen geldt de gewone informatieplicht bij een nieuwe arbeidsrelatie: functie, plaats, loon, arbeidsduur. Die horen in het contract of in een bijlage. Wilt u later iets aanpassen, zoals het uurrooster, dan werkt u met een addendum bij de arbeidsovereenkomst.
Hoe lang mag een vervangingsovereenkomst duren?
De duur volgt de afwezigheid, maar met een plafond. Artikel 11ter: de vervangingsovereenkomst "mag niet langer zijn dan twee jaar". Dezelfde grens van 2 jaar geldt voor opeenvolgende vervangingsovereenkomsten zonder onderbreking die aan de werknemer te wijten is. Volgens de FOD maakt het niet uit of het om dezelfde reden of dezelfde vervangen persoon gaat.
Wordt de termijn overschreden, dan zegt de wet: "dan gelden voor die overeenkomst dezelfde voorwaarden als voor de overeenkomst voor onbepaalde tijd." De afspraak over het einde zonder opzeg valt dan weg.
De FOD noemt twee uitzonderingen op de twee jaar:
- Een onderbreking die aan de werknemer te wijten is. Weigerde de vervanger zelf een nieuwe overeenkomst omdat hij elders werk vond, of nam hij verlof om persoonlijke redenen, dan begint na die onderbreking een nieuwe termijn van twee jaar.
- Vervanging van loopbaanonderbreking of tijdskrediet. Daar kan van de maximumduur worden afgeweken. De FOD noemt daarvoor naast artikel 11ter ook artikel 104 van de herstelwet van 22 januari 1985.
De gemengde reeks: bepaalde duur en vervanging samen
Sinds 8 mei 2023 geldt ook artikel 11quater. Een reeks die contracten van bepaalde duur en vervangingsovereenkomsten mengt, mag zonder onderbreking die aan de werknemer te wijten is samen niet langer duren dan 2 jaar. Eén keer telt een vervangingsovereenkomst niet mee: als ze volgt op een reeks contracten van bepaalde duur die gerechtvaardigd is door de aard van het werk of een andere wettige reden. Het geheel mag dan niet langer zijn dan 3 jaar.
Wie eerst drie contracten van zes maanden gaf en daarna een vervangingsovereenkomst wil sluiten, rekent dus de hele reeks samen. Hoe de reeks van contracten van bepaalde duur zelf werkt, leest u in opeenvolgende contracten van bepaalde duur.
Vervangingsovereenkomst of contract van bepaalde duur: de beslishulp
Een vervanging kan ook met een gewoon contract van bepaalde duur. De keuze hangt af van wat u weet over de afwezigheid.
| U weet... | Beste keuze | Waarom |
|---|---|---|
| Niet wanneer de werknemer terugkomt, bijvoorbeeld bij ziekte | Vervangingsovereenkomst | Ze loopt tot de terugkeer en mag dan zonder opzeg eindigen |
| De vaste einddatum, bijvoorbeeld bij tijdskrediet tot een bepaalde dag | Beide kunnen; bepaalde duur is eenvoudiger | Het contract eindigt vanzelf op de einddatum |
| Dat de afwezigheid langer kan duren dan twee jaar | Vervangingsovereenkomst met aandacht voor het plafond, of een vaste aanwerving | Na 2 jaar wordt het een gewoon contract van onbepaalde duur |
| Dat u de vervanger misschien vroeger wilt laten gaan | Vervangingsovereenkomst | Een contract van bepaalde duur vroeg beëindigen kost meestal een vergoeding |
| Dat u het werk maar een paar weken nodig heeft | Contract van bepaalde duur of interim | Weinig administratie; zie de kosten van een interimkantoor |
Het grote verschil zit in het einde. De FOD schrijft: wie een contract van bepaalde duur gebruikt om een afwezige werknemer te vervangen, ziet dat contract eindigen op de afgesproken einddatum, en mag "niet worden afgeweken van deze gewone regels" als de vervangen persoon zijn werk herneemt. Komt de zieke werknemer twee maanden vroeger terug, dan loopt het contract van bepaalde duur gewoon door. Hoe u zo'n contract toch vroeger beëindigt, staat in contract van bepaalde duur opzeggen en in het model voor de opzeg van een contract van bepaalde duur.
Een tweede verschil gaat over ziekte van de vervanger zelf. Een bediende met een contract van onbepaalde duur, of van bepaalde duur van ten minste drie maanden, krijgt volgens artikel 70 de eerste 30 dagen gewaarborgd loon. Een bediende met een contract van bepaalde duur korter dan 3 maanden krijgt volgens artikel 71 zijn volle loon voor 7 dagen, en volgt verder de regeling van de arbeiders.
Het einde van de vervangingsovereenkomst bij terugkeer
Komt de vervangen werknemer terug, dan volgt u wat in de overeenkomst staat. De FOD: "De partijen kunnen namelijk bepalen dat de vervangingsovereenkomst zal beëindigd worden door middel van een verkorte opzeggingstermijn, en zelfs helemaal zonder opzegging, op het ogenblik waarop de vervangen werknemer zijn functies terug zal opnemen."
Drie mogelijke afspraken:
- Einde zonder opzeg. De overeenkomst eindigt op de dag dat de vervangen werknemer het werk hervat. Dit is de meest gebruikte formule.
- Einde met een verkorte opzeg. Bijvoorbeeld een week na de dag dat de vervangen werknemer het werk hervat. Dat geeft de vervanger tijd en u een overdracht.
- Geen afspraak. Dan gelden de gewone regels van opzegging, alsof het een gewoon contract van onbepaalde duur is.
Laat de vervanger weten wanneer de afwezige werknemer terugkomt, zodra u het zelf weet. De wet vraagt dat niet, maar het voorkomt discussie over de laatste werkdag. Ook bij een einde zonder opzeg maakt u de sociale documenten bij het einde op, met het C4-document en een Dimona-uit.
Eindigt de vervanging om een andere reden?
Dan geldt de gewone opzegtermijn. De FOD: wanneer de vervangingsovereenkomst eindigt "omwille van een andere reden dan de terugkeer van de vervangen werknemer (of de beëindiging van de overeenkomst van deze), dan moet men dus de gewone regels inzake opzegging toepassen."
Dat gebeurt vaker dan verwacht:
- de vervanger zelf neemt ontslag;
- u wilt de vervanger laten gaan terwijl de afwezige werknemer nog niet terug is;
- het contract van de vervangen werknemer eindigt, bijvoorbeeld door medische overmacht, en u wilt de vervanger niet houden.
Voor contracten waarvan de uitvoering start vanaf 1 augustus 2026, bedraagt de opzeg door de werkgever in de eerste 6 maanden 1 week. Daarna volgt de gewone tabel. De volledige tabel staat in opzegtermijn 2026 en de achtergrond in de nieuwe opzegtermijnen van 2026. Kiest u voor een verbreking in plaats van een opzeg, dan rekent u een verbrekingsvergoeding.
Een ontslag van de vervanger blijft een gewoon ontslag, met dezelfde stappen als bij elke werknemer: zie werknemer ontslaan. Is de vervangster zwanger, dan geldt de ontslagbescherming zoals voor elke werkneemster. Wat een werknemer na zes maanden dienst kan vragen over de reden van zijn ontslag, staat in ontslagmotivering.
Rekenvoorbeeld: een vervanger voor een zieke boekhouder
Rekenvoorbeeld
Een groothandel in Gent heeft een boekhouder, Pieter, die sinds begin januari 2027 ziek is. Niemand weet hoe lang. De werkgever neemt Sofie in dienst vanaf maandag 11 januari 2027, als bediende.
- Het contract. Op vrijdag 8 januari tekenen ze een vervangingsovereenkomst met de 3 vermeldingen: reden "ziekte", vervangen werknemer "Pieter, boekhouder", en de voorwaarden: onbepaalde duur, einde zonder opzeg op de dag dat Pieter het werk hervat. De Dimona gebeurt uiterlijk bij de start op maandag.
- Pieter komt terug op maandag 6 september 2027. Sofies overeenkomst eindigt die dag zonder opzeg. De werkgever maakt het C4-document en de Dimona-uit op.
- Andere wending: de werkgever wil Sofie op maandag 5 april 2027 laten gaan, terwijl Pieter nog ziek is. Dat is een andere reden dan de terugkeer, dus gelden de gewone regels. Het contract startte na 1 augustus 2026 en Sofie is minder dan 6 maanden in dienst: de opzeg bedraagt 1 week.
- Nog een wending: Pieter komt terug in juni, en Sofie vervangt meteen Lotte, die met moederschapsrust gaat. Daarvoor tekenen ze een nieuwe vervangingsovereenkomst met Lottes naam en reden. Beide overeenkomsten tellen samen. Twee jaar vanaf 11 januari 2027 betekent dat de vervanging uiterlijk woensdag 10 januari 2029 eindigt. Loopt ze langer, dan heeft Sofie een gewoon contract van onbepaalde duur.
- Sofie wordt zelf ziek. Ze heeft een overeenkomst van onbepaalde duur, dus krijgt ze als bediende de eerste 30 dagen gewaarborgd loon.
Vervangingsovereenkomst bij deeltijdse afwezigheid
De vervanging van uren is de minst bekende kant van artikel 11ter. Drie situaties:
Loopbaanonderbreking en tijdskrediet van bepaalde duur. Een werknemer die 20 maanden 1/5 ouderschapsverlof neemt, werkt een dag per week minder. Een vervanger mag die dag opnemen met een deeltijdse vervangingsovereenkomst. Die overeenkomst volgt ook de regels voor deeltijdse arbeid: een geschrift met de arbeidsregeling en het deeltijds uurrooster.
Progressieve werkhervatting. Volgens de FOD mag u een vervangingsovereenkomst sluiten voor een werknemer "die gedeeltelijk het werk hervat in het kader van een progressieve werkhervatting na een periode van arbeidsongeschiktheid". Hoe die hervatting werkt, staat in progressieve werkhervatting.
Aangepast werk. Sinds 15 februari 2018 laat artikel 11ter, §3 ook een vervanging toe van een arbeidsongeschikte werknemer die met uw akkoord tijdelijk aangepast of ander werk doet, "voor de arbeidsuren uit zijn normale arbeidsregeling waarop die arbeidsongeschikte werknemer geen arbeidsprestaties levert". Dat past bij een re-integratietraject.
Een vermindering zonder einddatum telt niet. Werkt een werknemer voor altijd vier vijfde, dan is er geen schorsing meer om te vervangen, en is een gewone aanwerving de weg.
Veelgemaakte fouten met een vervangingsovereenkomst
- Te laat tekenen. Het geschrift moet er zijn uiterlijk op de dag van de indiensttreding.
- Geen naam van de vervangen werknemer. "Ter vervanging van een zieke collega" zonder naam mist een verplichte vermelding.
- Geen einderegel. Zonder afspraak over het einde gelden bij de terugkeer de gewone opzegregels.
- Een contract van bepaalde duur met een terugkeerclausule. Wie een vaste einddatum zet, kan het contract niet laten eindigen bij een vroegere terugkeer.
- De twee jaar vergeten. Opeenvolgende vervangingen tellen samen, ook voor verschillende collega's.
- Vervangen bij economische werkloosheid. Dat sluit de wet uit.
- Een gepensioneerde vervangen. Wie met pensioen is, hoort niet meer bij het personeel. Dat wordt een gewone aanwerving.
Wilt u een nieuwe medewerker zonder vervanging aanwerven, dan leest u eerst eerste werknemer aanwerven.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. Bij een vervanging helpt Business Centrum met de vervangingsovereenkomst en de verplichte vermeldingen, de Dimona bij de start en het einde, de loonverwerking van vervanger en vervangen werknemer, en de sociale documenten als de overeenkomst eindigt. De aangiften gaan via Acerta, erkend secretariaat met nummer 250, dat de aangiften indient. Meer over het opmaken van contracten staat op arbeidsovereenkomsten en over de verwerking op loonadministratie. Hoe het werk tussen Business Centrum en Acerta verdeeld is, leest u op sociaal bureau en Acerta.
Moet u binnenkort een vervanger aanwerven, of wilt u weten of een lopende vervanging de twee jaar overschrijdt? Laat u terugbellen en Business Centrum overloopt het met u. Voor een geschil over het einde van een vervangingsovereenkomst verwijzen wij u naar een advocaat of uw sectorfederatie.